Система грейдів: інструкція із використання

/ Кермо керівника / Понеділок, 17 червня 2013 12:21
Наталка ГРИЦАК, спеціально для "АС"
У минулому номері нашої газети ми розпочали розповідь про систему грейдів. Поговорили вже про мінуси традиційних нині систем оплати праці, охарактеризували систему ранжування, а також визначили основні принципові відмінності між ними.
 
Наразі поговоримо про речі не менш важливі - етапи впровадження системи Хея, основні пастки цього процесу, а також про те, як правильно вибрати собі помічника у цій нелегкій справі.

 

Якщо людина нічого не робить за оклад,
то скільки вона зробить за півокладу?
Данило Рудий
 
Ми йому переплачуємо, але він того вартий. 
Семюел Голдвін
 
Отже, як ми уже говорили, система грейдів - штука вельми добра. Вона дозволяє вирішити багато проблемних питань із ФОП, справедливим розміром зарплатні, мотивацією і т. д. Проте є одне «але». Вона дуже індивідуальна. Ну дуже! Її не можна списати під копірку в іншої компанії. Навіть якщо та дуже схожа на вашу. Систему грейдів, яка була б ефективною саме для вас без перебільшення, треба створити. При цьому участь у цьому процесі мають взяти геть усі працівники компанії. Але все по-порядку.
 
Ще раз про підходящість
Фактично система грейдів може не підійти вашій компанії лише в одному випадку - якщо конкретна людина, а не посада, є запорукою успіху компанії. У цьому випадку є сенс зміщувати акцент з оцінки посади в організації на особистість співробітника. Проте така система аж ніяк не може претендувати на прозорість і справедливість. І рано чи пізно такий підхід до винагород працівників може викликати «бунт на кораблі».
 
Побутує також міф, що система грейдів потрібна винятково для дуже великих компаній. Треба сказати, що частка правди в цьому судженні, дійсно, є. У маленькій компанії всі питання щодо заробітної плати вирішуються в особистому порядку, і особливих проблем, як правило, це не викликає. Інша справа - великі і середні компанії. Втрати від неефективного використання ФОП чи від спаду продуктивності праці через непрозору і несправедливу, на думку працівників, систему оплати праці можуть бути достатньо значними. Відтак, запровадження на великому підприємстві системи грейдів абсолютно доцільний крок.
 
altЗ іншого боку, і малий бізнес, що націлений на розвиток і зростання, цілком може бути зацікавлений у системі Хея. Процес впровадження пройде тут менш болісно, наявність у компанії місії і стратегії дозволяє сформувати чітку систему рангів і посад, поділити зони відповідальності і, в міру розвитку, наймати персонал на чітко визначені посади із заздалегідь обумовленим функціоналом. У такому випадку власник бізнесу має однозначне розуміння, скільки співробітників йому необхідно для ефективного вирішення завдань певного роду, що допоможе уникнути безглуздого роздування штату.
 
На думку старшого консультанта компанії Hay Group Олександра Шклярука, система грейдів немає жодних «протипоказань». «Майже 70-річний досвід нашої компанії показує, що ця система є дуже гнучкою, універсальною, і ефективно працює в будь-якому секторі економіки, на підприємствах різної форми власності (в тому числі державної). 2/3 найбільших компаній світу з найрізноманітніших секторів бізнесу успішно використовують систему грейдів, включаючи агросектор,- продовжує експерт.- На території СНД наша компанія успішно співпрацює із відомими російськими компаніями в секторі агробізнесу (АПХ Міраторг, ТОВ Русагро)».
 
З точки зору витрат, над впровадженням системи грейдів передусім варто замислитися тим компаніям, де є неконтрольовані витрати на ФОП, де немає кореляції між бізнес-результатами та ростом ФОП, спостерігається висока плинність кадрів через проблеми в політиці оплати праці.
 
Крок за кроком
Отже, компанія вирішила, що системі грейдів бути. Що далі? Для початку, зі слів консультанта компанії Hay Group Ольги Волошин, компанія насамперед для себе має визначитися, навіщо їй потрібна система Хея: «Цілі можуть бути різні - контроль витрат, підвищення лояльності, рівня конкурентоспроможності оплати на ринку праці тощо,- продовжує експерт.- Це допоможе визначитися з учасниками процесу, визначити показники для оцінки ефективності після впровадження, окреслити ризики».
 
Управління ризиками - це окремий процес, який обов’язково має бути вбудований у процес впровадження системи грейдів. Найчастіше йдеться про наступні ризики: відсутність єдності пріоритетів та поглядів менеджменту на цілі та методики, недостатність ресурсів (внутрішніх експертів, часу), несформовані позитивні очікування від системи грейдів, негативні очікування, неправильна або недостатня інформація про існуючі посадові обов’язки та вимоги, розмита відповідальність за результати системи грейдів та інші.
 
За порадою консультанта компанії Hay Group Надії Головань, до запровадження системи грейдів має бути залучений практично увесь персонал компанії: «І найвищі керівники, і середня ланка, і рядові працівники,- уточнює експерт.- У кожної з цих категорій повинна бути своя роль. При цьому дуже важливо, щоб процес не відбувався за зачиненими дверима - тільки так можна забезпечити прозорість і позитивне сприйняття змін».
 
Отже, типові етапи створення системи грейдів:
 
  1. Створення робочої групи.
  2. Формування списку посад і підготовка їх опису (посадові інструкції, job-descriptions, результати опитування керівників підрозділів).
  3. Визначення ключових факторів для оцінки посад (наприклад, кваліфікація, комунікативні навички, управлінські навички, відповідальність).
  4. Присвоєння балів усім ключовим факторам.
  5. Розробка і оцінка в балах критеріїв до кожного фактору (наприклад, кваліфікація: вища освіта - 10, н/вища - 8, середня спеціальна - 5, середня - 2).
  6. Присвоєння рейтингу кожній посаді із зарахуванням загального балу.
  7. Формування системи грейдів.
  8. Створення матриці посадових рівнів (всі позиції із назвою, лінійною приналежністю і підпорядкуванням, інтегральним показником цінності робіт, номером грейда, вимогам до стандартів робочої поведінки).
 
Nota bene!
Але при всіх плюсах системи грейдів цілком може статися так, що ви, витративши чимало часу і грошей, залишитеся ні з чим. Це як сокира, якою можна нарубати дров, а можна і пальців… Причин безуспішної «грейдової» спроби може бути багато. Виокремимо основні небезпеки на цьому шляху.
 
Заувага 1. За справу беруться люди, які нічого в цьому не тямлять. Впровадження системи ранжування і оцінки посад по Хею досить складний процес, котрий вимагає наявності досвіду або серйозної теоретичної підготовки. Але й у цьому випадку експеримент краще проводити на одному структурному підрозділі, і лише у випадку успішності такої авантюри переносити позитивний досвід на всю компанію.
 
«Комплексна система винагород - це багатофункціональна, багаторівнева організаційна система, розробка якої вимагає багатого досвіду та глибокої експертизи,- коментує Ольга Волошин.- Тому на етапі саме розробки та на етапі першого етапу впровадження й апробації без зовнішнього експерта більшості вітчизняних компаній у сучасних реаліях, на жаль, не обійтись. Звісно, управляти вже розробленою, апробованою системою, теоретично, можна й самотужки, проте наші рекомендації - пройти для цього серію спеціалізованих тренінгів».
 
Із цим твердженням погоджується і заступник голови правління з управління персоналом ПУМБ Олена Дятлова: «Якщо в організації цей процес відбувається вперше, на цьому етапі добре було б скористатися послугами професійних консультантів. Вони можуть допомогти в оцінці посад верхнього рівня (будь-яка оцінка відбувається зверху вниз по організаційній структурі, але не навпаки!). Далі, навчивши власний персонал методології оцінки, можна створити Комітет з оцінки посад - колегіальний орган, у роботі якого братимуть участь представники різних функцій, що володіють цим інструментом. У 2011 році ПУМБ спільно з колегами з українського підрозділу Hay Group провели 5 робочих семінарів із навчання 62 співробітників банку методології оцінки посад, що дозволить нам найближчим часом сформувати власний Комітет».
 
Заувага 2. Система грейдів вимагає проведення дуже серйозної роз’яснювальної роботи серед власного персоналу. Сама система Хея не є панацеєю від незадоволення співробітників існуючою системою оплати праці. І навіть, якщо очікування у персоналу високі, то магічний вплив на персонал слова «грейд» триватиме недовго. Відтак, згодом як і у будь-якої системи, у грейдів з’являться і прихильники, і противники. Реальний плюс системи в тому, що вона задає однозначні і прозорі правила. «Будь-яке нововведення, особливо, якщо воно стосується зарплати, викликає настороженість у співробітників: «Що ця система дасть мені?», «Чи правильно мене оцінять?», «Як зміниться моя зарплата?» - коментує керівник групи організаційного розвитку МТС-Україна Світлана Журова.- Оскільки грейдування стосувалося кожного співробітника, ми активно вели просвітницьку роботу серед персоналу і пояснювали, що оцінка проходить об’єктивно за участю керівництва компанії і в кілька етапів узгодження».
 
Заувага 3. Залученість керівництва - це обов’язкова умова успішної реалізації проекту із запровадження системи грейдів. Передусім треба чітко зрозуміти, що система грейдів - це достатньо дорогий, масштабний і революційний процес для будь-якої компанії. Відтак, саме найвище керівництво має дуже достеменно розуміти, що компанія хоче отримати від системи. Немає універсальних методик і рецептів, які гарантовано приведуть до очікуваного ефекту. Рішення за кількістю грейдів і цільової ієрархії посад приймаються неодмінно і тільки самою компанією. Знайомитися з успішними практиками, безумовно, потрібно, проте перенести їх на власну компанію і складно, і не доцільно - в іншій економічній і організаційній реальності вони просто не спрацюють. Тож натхненником і рушієм запровадження системи ранжування має стати власний топ-менеджмент. Окрім стратегічної складової, це дасть ще один плюс - персонал компанії не так сильно буде противитись змінам, якщо побачить, що ініціатива нововведень йде з гори.
 
«Впроваджуючи систему ранжування, обов’язково необхідно навчити якусь кількість керівників із різних функціональних підрозділів цієї методології і залучити їх безпосередньо в процес оцінки посад,- радить Олена Дятлова.- Якщо це роблять лише HR-спеціалісти, не сподівайтеся на підтримку і здорове сприйняття таких нововведень. Вас звинуватять у несправедливості та некомпетентності. Створіть спільно з колегами матрицю всіх посад організації, визначте разом місце кожної посади. Оцінка посад і побудова зарплатної структури є хорошими інструментами в управлінні персоналом, а саме базової оплатою співробітників. Впроваджуючи таку систему, вам буде простіше пояснити співробітникам, чому та чи інша посада оплачена вище або нижче, ви зможете порівняти її з ринком, подивитися, скільки на такій посаді платять ваші конкуренти. І, як результат, уникнути переплати або недоплати, що також призводить до негативного ефекту. Порівнюючи себе з даними ринку, можна проаналізувати ефективність використання коштів акціонерів на оплату праці співробітників, порівнявши результати з кривою нормального розподілу ».
 
Заувага 4. Система Хея - це, якщо можна так сказати, живий організм. Це не те, що можна один раз впровадити і залишити само на себе. Система потребує адекватного обслуговування, а, відтак, і ресурсів. Зазвичай перевірку адекватності системи проводять раз на рік. Це дозволяє не випустити з-під контролю важливі зміни як всередині компанії, так і на ринку праці. Щорічна перевірка дає відповіді на низку двох основних питань: чи не застаріла система в цілому, і чи є необхідність в індексуванні всієї системи окладів (для обліку фактора інфляції або для приведення окладів у відповідність з ринком).
 
Старіння системи грейдів відбувається у разі зміни складу і змісту компенсуючих факторів, введення нових штатних одиниць, модернізації, реструктуризації тощо. Підприємство не стоїть на місці, розвивається, і пріоритети, встановлені раніше, можуть і мають мінятися. Відтак, система теж має враховувати ці зміни.
 
Один у полі - не воїн
І наостанок - як вибрати помічника. «Найкращий підрядчик - це той, який має досвід впровадження таких систем у різних секторах економіки, у некомерційній сфері,- коментує Олександр Шклярук.- Він має надавати додаткові переваги, наприклад, завдяки можливості порівнювати результати впровадження на попередніх підприємствах, або маючи доступ до власних баз даних про структуру та рівень оплати праці. Окрім того, відповідальний підрядчик завжди залишає відчуття того, що зрозумів ваші потреби і, система грейдів буде дійсно виконувати відведену для неї функцію».
 
При виборі підрядника варто величезне значення приділити рекомендаціям, оскільки у сфері таких послуг продається найчастіше віртуальний продукт, який неможливо оцінити заздалегідь. Так що до 80% таких послуг продаються саме за рекомендаціями. А значить, не варто соромитися: обравши для себе кілька провайдерів послуг, ви маєте повне право зв’язатися особисто з їх колишніми клієнтами і поцікавитися їхньою думкою про надані послуги і фактичні напрацювання.
 
Другий дуже важливий момент - готовність компанії-підрядника брати на себе відповідальність за результати виконуваної роботи, надавати гарантійний супровід. Якщо компанія готова - значить вона буде прагнути до високих результатів і не підведе вас. Серед інших критеріїв - досвід роботи, вартість послуг, швидкість виконання та інші стандартні критерії. Якщо ж і після ретельної перевірки, ви все ще сумніваєтеся - запропонуйте компанії зробити тестову роботу, яка допоможе визначитися остаточно.
 
Отже, грейдування - це достатньо ефективна, прозора і перевірена часом система оплати праці. Проте, аби система запрацювала і виправдала високі очікування, компанія, що вирішила її запровадити, має чітко розуміти, які результати вона хоче побачити на виході і які пастки підстерігають її на етапі впровадження системи. Не варто відноситися до цього процесу, як до новомодної іграшки. Це дорого і стресово для будь-якої компанії. Відтак, потрібно ретельно зважити для себе всі за і проти, врахувати наскільки компанія готова до цієї системи.

1

 14 жовтня 2019
Незважаючи на поганий сезон, ціни поки незмінні. Цього року вітчизняні пасічники недорахувалися половину меду.
Незважаючи на поганий сезон, ціни поки незмінні. Цього року вітчизняні пасічники недорахувалися половину меду.
14 жовтня 2019
 14 жовтня 2019
Ініціатива команди президента щодо запровадження обігу земель сільськогосподарського призначення викликає категоричне несприйняття серед українців. Загроза пустити вітчизняні чорноземи з молотка об'єднала країну. 73% українців різного віку, професій, майнового стану й політичних уподобань не бажають, щоб земля перетворилася на товар.
Ініціатива команди президента щодо запровадження обігу земель сільськогосподарського призначення викликає категоричне несприйняття серед українців. Загроза пустити вітчизняні чорноземи з молотка об'єднала країну. 73% українців різного віку, професій, майнового стану й політичних уподобань не бажають, щоб земля перетворилася на товар.
14 жовтня 2019
 13 жовтня 2019
На поточному тижні в Україні знову почали дорожчати тепличні огірки. Основною причиною подорожчання стало сезонне скорочення пропозиції огірка в українських господарствах.
На поточному тижні в Україні знову почали дорожчати тепличні огірки. Основною причиною подорожчання стало сезонне скорочення пропозиції огірка в українських господарствах.
13 жовтня 2019
 13 жовтня 2019
Одна з найстаріших та авторитетніших ягідних селекційних компаній — Driscoll представила свій новий сорт лохини — Світест Батч (Sweetest Batch). Це нове доповнення до колекції ягід Світест Батч Limited Edition компанії буде доступне у вибраних містах обмежений час. 
Одна з найстаріших та авторитетніших ягідних селекційних компаній — Driscoll представила свій новий сорт лохини — Світест Батч (Sweetest Batch). Це нове доповнення до колекції ягід Світест Батч Limited Edition компанії буде доступне у вибраних містах обмежений час. 
13 жовтня 2019
 13 жовтня 2019
У Чорноліському лісовому господарстві Знам`янського району на Кіровоградщині у нинішньому році зібрали перший урожай бананів.
У Чорноліському лісовому господарстві Знам`янського району на Кіровоградщині у нинішньому році зібрали перший урожай бананів.
13 жовтня 2019
 13 жовтня 2019
Костянтин Опарин з м. Черкас вирощує декілька сортів лимонів, лайм, памело, мандарини, апельсини, інжир, каву, бергамот, ацеролу, гранати, ківі та багато інших екзотичних фруктів. Усього в колекції садівника налічується близько 50 видів екзотичних рослин.
Костянтин Опарин з м. Черкас вирощує декілька сортів лимонів, лайм, памело, мандарини, апельсини, інжир, каву, бергамот, ацеролу, гранати, ківі та багато інших екзотичних фруктів. Усього в колекції садівника налічується близько 50 видів екзотичних рослин.
13 жовтня 2019

Please publish modules in offcanvas position.