Єдиної форми довідки про заробітну плату і трудову діяльність немає, але існують такі форми довідок, які можна характеризувати залежно від органу та цілей їх надання. Як правило, працівник повідомляє для якої мети йому необхідна довідка. Для наглядного прикладу наведемо далі офіційно затверджені довідки з місця роботи.
Також читайте: Новий звіт з ЄСВ
Офіційно затверджені форми довідок:
1. Для соцстрахівських виплат (додаток 2-6 до Порядку обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затвердженого Постановою КМУ від 26.09.2001 р. № 1266 ) (далі — Порядок № 1266).
2. Для нарахування та перерахунку пенсій:
- у загальному випадку (за період страхового стажу з 01.07.2000 р.) (У додатку 1 до Порядку подання та оформлення документів для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування», затвердженого постановою правління ПФУ від 25.11.2005 р. № 22-1) (далі — Порядок № 22-1);
- науковим та науково-педагогічним працівникам (у додатках 1-5 до Переліку подання документів, необхідних для призначення (перерахунку) пенсій відповідно до Закону України «Про наукову і науково-технічну діяльність» 06.04.2011 р. № 10-3);
- державним службовцям (у постановах правління ПФУ від 04.09.2013 р. № 15-1 та від 14.02.2011 р. № 5-1);
3. Для призначення житлових субсидій (у наказі Мінпраці «Про затвердження форми Довідки про доходи» від 27.08.2004 р. № 192) (далі — Наказ № 192)
Обов’язкові реквізити всіх форм довідок
У випадку, коли працівник прийшов з вимогою надання йому довідки для мети, що не зазначається в жодній із вищезазначених довідок, то йому необхідно надати довідку довільної форми. У ній повинні бути вказані такі обов’язкові реквізити:
- найменування установи й код ЄДРПОУ;
- адреса установи;
- вихідний номер та дата видачі довідки;
- прізвище, ім’я, по батькові, серія та номер паспорта, реєстраційний номер облікової картки платника податків;
- посада працівника або посада, яку працівник обіймає;
- період роботи працівника в установі;
- нарахована заробітна плата (за рік (роки), за місяцями), утримані ЄСВ, ПДФО, військовий збір;
- підписи керівника установи, її головного бухгалтера.
Особи, які складають та підписують довідки
Щодо складання довідки. Щоб уникнути непорозумінь між відділом бухгалтерії та відділом кадрів, бажано наказом або ж розпорядженням керівника підприємства визначити структурний підрозділ, що повинен складати довідку про заробітну плату, а також відділ, який повинен видавати фізичним особам таку довідку.
За який період видаються довідки
Довідка про заробітну плату (дохід) може бути видана за будь-який період, необхідний працівникові, як правило, 6 місяців до дати вимоги. Однак часовий проміжок може бути різний, залежно від мети, для якої необхідна довідка.
Довідки у фонди соціального страхування для визначення розміру страхових виплат надаються за останні 6 (у деяких випадках — 12) календарних місяців роботи перед місяцем настання страхового випадку.
Для видачі іпотечних кредитів банки, як правило, вимагають довідку про отримані доходи за останні 12 календарних місяців, а для видачі споживчих кредитів частіше за останні 3 календарні місяці.
Строк, протягом якого видаються довідки
Розглянемо ст. 49 Кодексу законів про працю (далі — КЗпП). У ній зазначено, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівникові на його вимогу довідку про його роботу в установі, організації із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади, часу роботи і розміру заробітної плати. Але в даній статті немає жодного слова про строки, протягом яких необхідно надати працівникові довідку.
У таких випадках необхідно керуватися нормами Закону України «Про звернення громадян» від 02.10.1996 р., № 393/96-ВР (далі — Закон № 393/96). Згідно зі ст. 20 Закону № 393/96, звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, — невідкладно, але не пізніше 15 днів від дати їх отримання. Якщо за місячний термін вирішити порушені у зверненні питання не можливо, керівник відповідного органу, підприємства, установи, організації або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. Загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
Звернення може бути як в усній, так і в письмовій формі. Але, якщо у працівника виникають труднощі з отриманням довідки, рекомендуємо звертатися письмово. Відповідно до ч. 2 Закону № 393/96-ВР, у зверненні слід зазначати прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладати суть питання. Письмове звернення необхідно підписувати заявником із зазначенням дати.
Зверніть увагу, що у випадку припинення трудових відносин роботодавець зобов’язаний письмово повідомити працівника про нараховані суми, належні йому при звільненні. Про це йдеться у ст. 116 КЗпП. Окрім того, це необхідно зробити незалежно від наявності відповідної вимоги працівника.
Форми та зміст довідок
Довідки для соцстрахівських виплат
Розглянемо докладніше форми довідок. Як вище зазначалося, довідки про середню заробітну плату для призначення сум виплат із фондів соціального страхування надаються в додатках до Порядку № 1266. Відповідно до п. 22 Порядку 1266 довідка про середню заробітну плату (дохід) видається роботодавцем за вимогою застрахованої особи або робочих органів виконавчих дирекцій фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування на підставі платіжних відомостей та інших документів про нараховану заробітну плату (дохід).
Нагадаємо, що основним призначенням довідок є розрахунок середньоденної заробітної плати. Відповідно до п. 14 Порядку 1266, середньоденна заробітна плата (дохід, грошове забезпечення) обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати (оподатковуваного доходу, грошового забезпечення), з якої сплачувалися страхові внески:
-
на кількість відпрацьованих робочих днів у розрахунковому періоді — за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням (у частині призначення допомоги з тимчасової непрацездатності), і від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності, в частині призначення допомоги з тимчасової непрацездатності (окрім розрахунку страхових виплат добровільно застрахованим особам) та для оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця; - на кількість календарних днів за розрахунковий період (без урахування календарних днів, не відпрацьованих з поважних причин, — тимчасова непрацездатність, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, відпустка по догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку та шестирічного віку за медичним висновком для розрахунку допомоги по вагітності та пологах за страхуванням у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими народженням та похованням) — за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням на випадок безробіття і від нещасного випадку на виробництві та професійного захворювання, які спричинили втрату працездатності (окрім допомоги по тимчасовій непрацездатності), для осіб, робочий час яких у зв’язку з особливостями умов праці не піддається точному обліку, для осіб, які робочий час розподіляють на свій розсуд (робота вдома, страховий агент тощо), та для добровільно застрахованих осіб та осіб, які сплачують єдиний податок за всіма видами загальнообов’язкового державного соціального страхування;
- на кількість календарних днів у розрахунковому періоді — за страхуванням на випадок безробіття для осіб, які виконували роботи (надавали послуги) згідно з цивільно-правовими договорами.
Відповідно до п. 15 Порядку 1266 у разі, коли робочий час підсумовується або його облік ведеться в годинах, а також, коли в місяцях розрахункового періоду, за який обчислюється середня заробітна плата, або в періоді, за який виплачується допомога, встановлюється неповний робочий день, для розрахунку застрахованій особі допомоги з тимчасової непрацездатності та оплати перших п’яти днів тимчасової непрацездатності за рахунок коштів роботодавця застосовується середньогодинна заробітна плата.
Середньогодинна заробітна плата обчислюється шляхом ділення нарахованої за розрахунковий період заробітної плати на кількість відпрацьованих годин застрахованою особою в зазначений період.
Враховуючи вищезазначене, заповнюються довідки, які містяться в додатках до Порядку 1266:
- Довідка про середню заробітну плату (дохід) для призначення допомоги у зв’язку з тимчасовою непрацездатністю та у зв’язку з вагітністю та пологами (додаток 2 до Порядку 1266 ). Відразу необхідно зазначити, що довідка дещо застаріла в частині призначення «декретних», оскільки тут не враховуються зміни в порядку їх нарахування, згідно з якими в момент визначення середньоденної заробітної плати використовуються календарні, а не робочі дні. У цій довідці міститься інформація про місяці розрахункового періоду, кількість відпрацьованих робочих днів або ж годин, для декретних — календарних днів, заробітна плата за відпрацьований час за основним місцем роботи та за сумісництвом, з якої сплачено страхові внески, та сумарна заробітна плата.
- У довідці про середню заробітну плату (дохід) для розрахунку виплат на випадок безробіття (додаток 3 до Порядку 1266) зазначаються місяці розрахункового періоду із вказанням року, в якому визначений розрахунковий період, місяці розрахункового періоду, за винятком місяців, у яких застрахована особа не працювала з поважних причин із зазначенням назв місяців, що залишилися в розрахунковому періоді, та причин для виключення нарахована заробітна плата, з якої сплачувалися внески, заробітна плата, що враховується для розрахунку середньої заробітної плати, та страхові внески, сплачені застрахованою особою до Фонду загальнообов’язкового державного соціального страхування на випадок безробіття. Слід зазначити, що середньоденна (середньогодинна) заробітна плата (дохід) обчислюється шляхом ділення заробітної, що враховується для розрахунку середньої заробітної плати на кількість календарних днів у розрахунковому періоді. Якщо ж у розрахунковому періоді особа не працювала з поважних причин, розмір середньоденної заробітної плати визначається шляхом ділення місячної тарифної ставки (посадового окладу), встановленої працівникові на момент звільнення, або її частини, що відповідає графіку роботи працівника на середньомісячну кількість календарних днів (30,44).
- Довідка про середню заробітну плату (дохід) для осіб, які вивільняються з роботи у зв’язку з достроковим зняттям Чорнобильської атомної станції з експлуатації, для визначення частини допомоги по безробіттю понад розміри та тривалість виплат на випадок безробіття, та осіб, які працювали на підприємствах із сезонним характером виробництва, — для розрахунку на випадок безробіття (додаток 4 до Порядку № 1266). Така довідка аналогічна довідці, що й у додатку 2 до Порядку № 1266.
- Довідка про середньоденне грошове забезпечення для розрахунку виплат на випадок безробіття (додаток 5 до Порядку № 1266). Характерною особливістю цієї довідки є те, що вона призначена для військовослужбовців. Інформація в табличній частині аналогічна попереднім довідкам. Розрахунок середньоденного грошового забезпечення військовослужбовця обчислюється шляхом ділення грошового забезпечення за розрахунковий період, що враховується для розрахунку середнього грошового забезпечення у гривнях, на кількість календарних днів у розрахунковому періоді (за винятком календарних днів, не відпрацьованих у зв’язку з відпусткою для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного або шестирічного віку за медичним висновком).
- Довідка про середню заробітну плату (дохід) для розрахунку страхових виплат (додаток 6 до Порядку № 1266). такий вид довідки заповнюється органом ФСС у випадках, про які йдеться в п.17 Порядку № 1266. Якщо особа перед настанням страхового випадку працювала в кількох місцях або ж на одному підприємстві з перериванням трудових відносин чи виконувала роботи за кількома цивільно-правовими договорами, для призначення допомоги по безробіттю та страхової виплати у зв’язку з нещасним випадком на виробництві.
Довідки для нарахування та перерахунку пенсій
Форма довідки про заробітну плату для розрахунку пенсії, затверджена Порядком № 22-1, надається в додатку 1. У ній відображається інформація про заробітну плату, з якої сплачені страхові (пенсійні внески) з розбивкою по місяцях та роках за будь-які 60 календарних місяців, які працівник обирає самостійно з періоду роботи до 01.07.2000 р. Відповідно до п. 2.10 Порядку 22-1 довідка про заробітну плату (дохід) особи видається на підставі особових рахунків, платіжних відомостей та інших документів про нараховану і сплачену заробітну плату підприємством, установою чи організацією, де працював померлий годувальник або особа, котра звертається за пенсією. Якщо такі підприємства, установи, організації ліквідовані або припинили своє існування з інших причин, то довідки про заробітну плату видаються правонаступником цих підприємств, установ чи організацій або архівними установами.
Інші довідки
Як уже вище зазначалося, форма довідки для призначення житлових субсидій затверджена Наказом № 192.
Така довідка має вигляд таблиці, що складається з чотирьох граф, у яких зазначають таке:
- місяці;
- нарахована заробітна плата, у т.ч. в натуральній формі (необхідно зазначити, що тут відображається саме нарахована, а не виплачена «на руки» заробітна плата);
- інші нарахування, у т.ч в натуральній формі.
Також працівникові, котрого переводять з одного підприємства на інше з перерахуванням грошової компенсації за невикористану відпустку новому роботодавцю, за заявою попереднього видається довідка про суму нарахованої та належної для перерахування грошової компенсації, кількості невикористаних днів відпустки і суму нарахованих/утриманих ЄСВ та ПДФО.
Згідно з п. 7 до Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженим постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1078 особі, котра працює сумісником, видають за її вимогою довідку з основного місця роботи про розмір доходу, що підлягає індексації, та проіндексованого доходу. На підставі цієї довідки провадиться індексація доходів від роботи за сумісництвом у межах суми, що не перевищує прожиткового мінімуму, встановленого для працездатних осіб, з урахуванням отриманої заробітної плати за основним місцем роботи. Аналогічно індексуються доходи, які одержують громадяни на умовах погодинної оплати праці поза основним місцем роботи, та доходи громадян, що працюють за договорами цивільно-правового характеру.
Відповідальність за невидачу довідки або з порушенням порядку заповнення
Відповідно до ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення від 07.12.1984, № 8073, порушення встановлених термінів надання посадовими особами підприємств, установ, організацій, незалежно від форми власності, та фізичними особами-підприємцями працівникам, у тому числі колишнім, на їхню вимогу документів стосовно їхньої трудової діяльності на даному підприємстві, в установі, організації чи у фізичної особи-підприємця, необхідних для призначення пенсії (про стаж, заробітну плату тощо), визначеного Законом № 393 або надання зазначених документів, що містять недостовірні дані, порушення терміну проведення атестації робочих місць за умовами праці та порядку її проведення, а також інші порушення вимог законодавства про працю тягнуть за собою накладення штрафу на посадових осіб підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності та громадян — суб’єктів підприємницької діяльності від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян.
