Кадровий максималізм
Основне завдання масового підбору персоналу - закрити велику кількість, як правило, однотипних вакансій у стислі терміни. «У нашій компанії масовий підбір персоналу нещодавно був здійснений у рамках реалізації проекту запуску нового підприємства,- коментує менеджер з персоналу ПАТ «Миронівський хлібопродукт» Олена Дворко.- Торік у м. Ладижин Вінницької області було відкрито найбільше у «Миронівському хлібопродукті» підприємство та найбільше аграрне підприємство для всієї України - Вінницька птахофабрика. Сумарно до кінця 2012 року роботу одержали понад 2400 жителів Вінницької та інших областей. І кількість новостворених робочих місць протягом найближчого майбутнього ще зростатиме». У цьому випадку менеджерів із персоналу ще чекає якесь різноманіття: «Оскільки підприємство відкривалося «з нуля», то всі вакансії мали велике значення,- пояснює експерт.- Тривав пошук як висококваліфікованих спеціалістів і керівників, так і безпосередньо робочої сили різної кваліфікації та напрямів».
Проте в агроформуваннях спорадично з’являється потреба в масовому підборі, яка пов’язана не лише з відкриттям нових підприємств. «Позаяк наш бізнес - сезонний, то найбільш масовими для нас є вакансії на сезонні роботи», - пояснює директор з персоналу HarvEast Holding Лідія Клочан. Тут уже HR-ам належить шукати працівників на одні і ті ж вакансії, що, безперечно, дуже втомлює.
Як зазначає співвласник RTC group, бізнес-тренер Оксана Краснопольська, масовий підбір складний для рекрутерів із декількох причин: високе психологічне навантаження через велику кількість кандидатів, стислі терміни, використання дуже багатьох ресурсів (багато оголошень, дзвінків, листів, анкет), і, що найважливіше - це дуже рутинний процес: «Як правило, потрібно набрати здебільшого низовий персонал, відтак, креатив у пошуку застосовується вкрай рідко».
Масовий сценарій
Сам процес масового підбору, зі слів Оксани Краснопольської, мало чим відрізняється від класичного: «Спершу необхідно сформувати критерії пошуку. Однак їх має бути не більше 4–5, тому що знайти 40–50 чи 100 осіб згідно з профілем, у якому вказано 15–20 критеріїв,- не реально. Вимоги до кольору волосся чи знання рідкісних комп’ютерних програм можна виставляти хіба при прямому пошуці».
Наступний крок - інформаційна кампанія, яка має донести до цільової аудиторії інформацію про ваші вакансії. «Коли нам були потрібні водії, то ми розвішали оголошення біля усіх автопарків Києва,- коментує експерт.- Вже за 3 дні ми мали всіх працівників, а на додаток велику базу кандидатів».
Далі відбуваються телефонні співбесіди. Багато кандидатів телефонують перед тим, як прийти на співбесіду. Дуже бажано вже на цьому етапі відсіяти тих, хто точно не підходить. Наприклад, тих, хто не має певних обов’язкових сертифікатів чи не може працювати за вашим спеціальним графіком. Під час планування ці критерії вважаються критичними, і обов’язково потрапляють до оголошення.
Далі кандидати повинні заповнити анкети-резюме, щоб потім можна було додати їх до картотеки, та проходять короткі співбесіди. «Ми проводимо на замовлення наших клієнтів спеціально розроблений центр оцінки,- розповідає Оксана Краснопольська.- Створюється серія завдань для оцінки критеріїв, описаних на початку пошуку. Таким чином, відразу проводиться оцінка 10–15 осіб, що дозволяє скоротити час на пошук та підвищити її валідність. Такий інструмент при масовому підборі все більше набирає популярності».
Далі з кандидатів обирають кращих, запрошують їх на роботу та оформляють документи. Тут вже потрібна підготовка відділу кадрів та безпосередніх керівників, котрі відповідають за адаптацію новачків на роботі.
Якщо говорити про найтиповіші помилки, які часом допускають менеджери з персоналу у цьому процесі, то їх, на думку Оксани Краснопольської, може бути декілька: «Забагато критеріїв до кандидатів, невдало вибрані джерела пошуку (запрошуючи студентів на роботу, роздають листівки в центрі міста з 10 до 14, коли в них пари), невдало написане оголошення (не цікавить аудиторію), не продумана програма, що робити з працівниками після прийому. Будь-яку цю помилку можна виправити, але сам процес закриття позицій затягнеться у часі і буде коштувати ще дорожче».
Мова цифр
А тепер про кількісні показники масового підбору. Як розповідає Оксана Краснопольська, статистика відбору на низових позиціях (вантажники, різноробочі) має такий вигляд: із 10 кандидатів, котрі зателефонували за оголошенням, на співбесіду доходять 2–3, з них, звичайно, добре аби один відповідав необхідним вимогам. На позиціях, де потрібна дещо вища кваліфікація - з 10 кандидатів можна очікувати 4–5 на співбесіді. «Є навіть практика запрошувати на співбесіду 20–30 кандидатів на день, хоча максимальна норма співбесід для рекрутера при масовому підборі - 10–15 за день,- відзначає експерт.- Однаково не прийдуть від половини до двох третіх запрошених».
Відповідно, щоб створити потрібний потік кандидатів, необхідно донести інформацію до дуже широкої аудиторії. Якщо компанії потрібно терміново 30–40 працівників, то зацікавлених кандидатів має бути не менше 400–500. А побачити інформацію має ще більше осіб. Джерел розповсюдження інформації дуже багато і залежать вони від вакансій та регіону (обласне місто, невелике районне містечко, декілька сіл).
HR - завжди готовий
До чого має бути готовий менеджер з персоналу, якому належить реалізувати проект з масового підбору?
По-перше, зі слів Олени Дворко, необхідно звернути увагу на ефективне розміщення реклами підприємства та інформації про вакантні посади в місцях, доступних цільовій аудиторії - робочим різних кваліфікацій. «Тут у нагоді стане розміщення інформації у місцевих газетах, на радіо, дошках оголошень у центрах зайнятості тощо,- зауважує експерт.- У нашій компанії ми також успішно застосували розсилку оголошень про початок набору персоналу по поштових скриньках у кількох районах Вінницької області, а також організували пункти прийому анкет потенційних працівників у кількох міських центрах зайнятості».
Друге, на що варто звернути увагу,- при масовому підборі обсяги інформації в десятки разів більші, ніж при звичайному. «Відтак, на спілкування з потенційними кандидатами, обробку письмових анкет та опитувальників, організацію зустрічей кандидатів із керівниками підприємства потрібно в рази більше часу та людських ресурсів»,- пояснює Олена Дворко. Важливою є і необхідність дуже швидкого реагування на відгуки та звернення пошукачів, що зацікавилися роботою на підприємстві: «Люди робочих професій, як правило, пошук та рішення про зміну місця роботи приймають швидше, ніж висококваліфіковані спеціалісти,- пояснює експерт.- Тому, якщо не дати їм швидкого зворотного зв’язку, інформація про пошук ними роботи дуже швидко втрачає актуальність».
Ще один важливий аспект, на думку пані Дворко, полягає у тому, що часом доводиться закривати велику кількість дуже різнопланових вакансій: «Тому ейчарам необхідно дуже детально розбиратися у бізнес-процесах на підприємстві, щоб при первинному відборі виступити експертом в оцінюванні знань і досвіду кандидатів».
Окрім того, HR-ам варто приготуватися і до низки інших незручностей. «Потрібно бути готовим до того, що телефонуватимуть не тільки в робочий час, але і вночі, у вихідні дні, в свята і ще багато місяців після закриття вакансій,- коментує Оксана Краснопольська.- Приміром, я інколи отримую дзвінки по вакансіях, які закрила ще в 2008–2009 роках».
Одні й ті ж запитання, великий обсяг анкет, багато однотипних співбесід, як зазначає експерт, можуть стати причиною втрати пильності та об’єктивності при підборі: «Тому потрібно дотримуватись чітких нормативів у роботі і не намагатись опрацювати всіх кандидатів за один-два дні»,- підсумовує Оксана Краснопольська.
І наостанок. При масовому підборі існує чимало ризиків. «Хтось в останню мить може відмовитися виходити на роботу, або ж тих, хто вийшов, з тих чи інших причин, доведеться звільнити у перші ж дні роботи,- розповідає Олена Дворко.- Тому пошук при масовому підборі не припиняється при закритті вакансії, він має бути спрямований на формування резерву потенційних робітників».
Із цим твердженням погоджується і Оксана Краснопольська. Як зазначає експерт, потрібно бути готовим, що частина набраних працівників, від 10 до 40%, з різних причин звільниться протягом перших двох місяців: кому не сподобалось, хто не підійшов.
Рідкісна птаха
Все вищесказане стосується масового відбору кандидатів, які присутні на ринку. А що робити, коли масово потрібні дефіцитні на ринку спеціалісти?
На думку Олени Дворко, виникнення такої ситуації означає тільки одне - HR-служба проігнорувала таку небезпеку та прогавила час, коли можна цей персонал знайти заздалегідь і навчити. «Але якщо змоделювати таку ситуацію, то нехтувати будь-яким джерелом пошуку не можна,- продовжує експерт.- Імовірність, що «дефіцитний» спеціаліст відгукнеться на оголошення в спеціалізованій газеті чи в Інтернет-ресурсах, не дуже велика, хоча і цього відкидати не варто. І все-таки більше треба покладатися на пошук із використанням інформації з баз даних фахівців-потенційних кандидатів, які роками напрацьовуються усіма рекрутерами HR-служб. Також у нагоді можуть стати послуги рекрутингових агентств, фахівці яких, як правило, спеціалізуються на окремих сегментах ринку та знають їх більш-менш досконально». При цьому у таких випадках вимога до кандидата, якою можна поступитися, одна - стовідсоткова присутність у пошукача функціональних компетенцій. Для бізнесу вигідніше швидко навчити фахівця необхідних технічних і функціональних навичок, ніж місяцями чекати на бажаного спеціаліста. Ігнорувати ж невідповідність кандидата очікуваним особистісним компетенціям у жодному разі не можна.
На переконання Оксани Краснопольської, навіть якщо дефіцитний персонал потрібен масово, знайти його методами масового підбору практично неможливо. «Уявіть, що вам потрібно зловити щуку в глибокому озері,- пояснює експерт.- Ви закидаєте широкі сіті й отримаєте багато-багато дрібної риби, але щука в цей момент може бути в зовсім іншій частині озера. Те саме з кваліфікованими спеціалістами. Тому якщо потрібно дуже багато дефіцитних спеціалістів, вони все одно підбираються методами прямого пошуку та рекрутингу».
А щоб масових потреб у дефіцитних спеціалістах не виникало, їх потрібно берегти. «На сезонні роботи ми не набираємо масово дефіцитних фахівців,- коментує Лідія Клочан.- Їх ми бережемо: якщо виникають якісь унікальні вакансії, і розуміємо що це - гостродефіцитна спеціальність, то ми зберігаємо робоче місце для такого фахівця цілий рік. Поза сезоном він робить якусь іншу роботу, яку так чи інакше необхідно виконувати в цей період».
Ласкаво просимо!
При масовому підборі персоналу формується абсолютно новий колектив. Як правило, «новобранці» не знають усіх тонкощів роботи, не вміють працювати з відповідною технікою і т. д. Тому новому персоналу потрібне навчання, стажування і, по можливості, допомога в адаптації на новому місці праці. Від того наскільки правильно і чітко буде налагоджено в компанії цей процес залежить результат, який компанія отримає на виході, зокрема, скільки кандидатів зрештою залишиться працювати в компанії і будуть виконувати свою роботу кваліфіковано і якісно.
Ще перед початком підбору компанія визначає базові знання і навики, які має мати персонал, встановлює час, за який ці навики новий персонал може набути, далі призначаються наставники і розробляється система контролю та оцінки знань.
Адаптація і стажування одночасно великої кількості працівників є справою не з легких як для керівників структурних підрозділів, так і для HR-служби. «Керівник мусить розподілити свою увагу та свій час між навчанням робітників та виконанням планових виробничих показників підприємства без втрат для обох напрямів,- пояснює Олена Дворко.- Керівник також несе відповідальність за наявність обладнаних робочих місць для робітників та разом із HR-ми розробляє програму стажування працівників за кожною професією окремо та відповідає за її виконання. Окрім того, менеджери з персоналу повинні мати резерв потенційних працівників, щоб вчасно закрити вакансії, якщо ті виникають».
І наостанок, треба відзначити ще один момент. При відкритті нового підприємства чи філії ніколи не варто набирати повністю новий персонал. «Кістяк» має формуватися із найкваліфікованішого і найперспективнішого персоналу основної компанії. Завдання цих «обраних» - організувати роботу новоствореної організації/відділу/служби, адаптувати новачків, передати корпоративні цінності та стандарти, що існують в компанії.
Рука допомоги потрібна?
Загалом, як відзначають експерти, масовий підбір персоналу є достатньо дорогим процесом. «Основні витрати при цьому йдуть на рекламу, засоби комунікації (телефони), відрядження для співбесід, заробітну платню рекрутерів і т. д.,- коментує Оксана Краснопольська.- З іншого боку, в перерахунку на одного залученого працівника ці витрати значно нижчі, аніж, до прикладу, вартість підбору дефіцитного спеціаліста чи керівника».
При цьому, зі слів пані Краснопольської, масовий підбір не є дуже складною технологією, і компанія цілком здатна самостійно його здійснити. Щоправда, за декількох умов: «По-перше, в компанії має бути діючий відділ персоналу, в якому працюють не тільки кадрові інспектори, а й фахові рекрутери, менеджери з персоналу. По-друге, у компанії має бути позитивний досвід співпраці лінійних керівників і внутрішніх рекрутерів. Якщо між ними тліючий конфлікт, то запускати такий проект самостійно дуже ризиковано, адже може початись саботаж з обох сторін. І, по-третє, мають бути чітко прописані вимоги до кандидатів і бюджет на пошук та оцінку. При виконанні цих умов будь-яка компанія зможе самостійно закрити багато вакансій»,- резюмує експерт.
«Наші керівники на місцях самодостатні і можуть організувати підбір потрібних фахівців, без залучення аутсорсингових компаній,- розповідає Лідія Клочан.- У нас постійно ведуться роз’яснення планів компанії на наступний рік. Так, людина, яка йде з сезонного штату, може бути впевнена в тому, що наступного сезону у неї буде робота. Ми - соціально-відповідальний бізнес, і для нас важливо, щоб у нас працювали люди, які живуть на території, де розташовані активи компанії. Для виконання цих принципів у нас діє програма лояльності. Справа в тому, що в сільському господарстві основна заробітна плата сплачується у сезон, і вона приблизно дорівнює середньорічній заробітній платі фахівця в іншій галузі. Відповідно, у людей є можливість у несезон відпочити, зайнятися своїм підсобним господарством, а в сезон знову вийти до нас на роботу».
Самотужки підбирають персонал і в компанії ПАТ «Миронівський хлібопродукт». «У випадку, коли виникає така потреба, масовий набір персоналу проводиться силами фахівців із персоналу безпосередньо підприємства,- коментує Олена Дворко.- Активно долучаються до вирішення цього питання і спеціалісти відділу роботи з персоналом центрального офісу. Сторонніх спеціалізованих компаній до масового підбору ми не залучаємо, бо це економічно не вигідно. Крім того, HR-и на місцях краще орієнтуються у специфіці робіт та процесів, які виконуються на виробництві».
Проте у деяких випадках без сторонньої допомоги таки не обійтись. «Якщо зростання бізнесу почалося вибухово, люди потрібні уже і зараз, а про рекрутерів керівництво тільки чуло, і лише думає їх наймати, тоді краще віддати проект на аутсорсинг,- пояснює Оксана Краснопольська.- Звичайно, це буде коштувати дорожче, але компанія точно отримає необхідну кількість людей потрібної кваліфікації у запланований час (якщо правильно обере провайдера). Агенція допоможе сформувати критерії до кандидатів, має досвід роботи з найвибагливішими замовниками-лінійними керівниками, напрацьовані джерела пошуку, бази кандидатів».
