Донедавна створення автоматизованої системи, що забезпечувала б налагоджену роботу і бюджетування усіх підрозділів сільгосппідприємства, було неможливим. Та сьогодні технології дозволяють автоматизувати не лише процес бюджетування, а й комплексне управління агропромисловим підприємством у цілому. Зокрема, йдеться про комплексний продукт «1С Підприємство 8: Управління сільськогосподарським підприємством для України». Зупинімося детальніше на плануванні діяльності в рослинництві та, власне, бюджетуванні, у цій програмі.
Система від «1С» допоможе спланувати доходи і витрати під час виробництва продукції рослинництва у наступному сільськогосподарському році за допомогою підсистем планування і бюджетування. Так, результатом процесу планування діяльності аграрного підприємства у програмі є формування «Технологічної карти поля». У цьому документі згруповано прямі планові витрати на конкретний розмір поля із визначеною урожайністю культури та її «попередника», залежно від конкретного сценарію, підрозділу та періоду планування. Тут враховуються основні види робіт із визначеними строками, прямою потребою у матеріалах (насінні, воді, засобах захисту рослин), техніці, ПММ, прямими витратами на оплату праці.
Завдяки системі згрупованих показників документа «Технологічна карта поля», керівники «застраховуються» від ризику пропустити терміни проведення робіт через відсутність фінансування. Адже вони мають у своєму арсеналі усі дані для розрахунку потреб у фінансуванні весняних польових робіт. А чітко визначена потреба в ПММ, добривах, насінні, засобах захисту рослин дозволяє уникнути зриву постачань та обрати постачальників з оптимальними цінами й умовами. Технологічні карти можна створювати не лише для полів, але й для току та інших робіт допоміжних підрозділів чи сторонніх організацій.
Процес планування та бюджетування у програмі дозволяє розробляти різні сценарії діяльності. Завдяки цьому можна проаналізувати майбутні доходи і витрати за різних варіантів урожайності залежно від розміщення культур, враховуючи песимістичний і оптимістичний бюджет. Крім того, можливість розробити оптимальний бізнес-план, що ґрунтуватиметься на кількох варіантах розрахунку сівозміни і схем фінансування, забезпечить ефективність роботи сільгосптехніки за мінімальних витрат. Адже аналіз плану завантаження та обслуговування автотранспорту дозволяє уникати простоїв техніки та виникнення непередбачуваних експлуатаційних витрат.
Документ «Технологічні карти поля» дозволяє спланувати прямі витрати залежно від сценарію. Також програма дозволяє спрогнозувати інші (непрямі) витрати як у розрізі сценарію, так і без нього. Зокрема, йдеться про такі витрати: зарплата співробітників різних підрозділів з урахуванням робочого часу, штатного розкладу, додаткової зарплати, премії, відрахувань зарплати, кошторис витрат по елеватору, послуги, надані/отримані стороннім організаціям, інші прямі витрати, амортизацію, витрати на обслуговування офісів. Крім того, є можливість врахувати специфічні витрати, не передбачені в типовому функціоналі програми.
Отримані дані дозволяють побудувати «Зведений звіт за доходами і витратами», який за своєю суттю є виробничим кошторисом сільгосппідприємства. Аналіз цього звіту дозволить чітко спланувати мінімізацію витрат виробництва, ефективне використання сільгосптехніки, дорогих засобів захисту рослин, насіння і добрив, контроль витрат ПММ.
Після отримання звіту за допомогою обробки всі планові дані переносяться у підсистему бюджетування - результатом є створення бюджетних операцій у розрізі сценарію. Сформований на їх основі бюджет є підґрунтям для оптимізації фінансових потоків і збалансованості надходження та використання коштів. Завдяки використанню системи «1С: Управління сільськогосподарським підприємством в Україні» керівництво володіє достатнім обсягом інформації для ухвалення виважених управлінських рішень, які сприятимуть стабільному розвитку підприємства.
Переваги використання автоматизованої системи обліку та управління уже відчули на практиці провідні вітчизняні агрохолдинги. Зокрема, впроваджувальний центр ABBYY Україна запровадив систему у HarvEast Holding та «Племінному заводі «Агро-Регіон».
