Порядок визначення ліміту залишку готівки в касі (далі — ліміт каси) визначено Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 15.12.2004 р. № 637 (далі — Положення № 637). Це Положення діє з 15.02.2005 р., зі змінами та доповненнями. Останні зміни внесені постановою НБУ від 06.06.2013 № 210 «Про встановлення граничної суми розрахунків готівкою», вони діють з 01.09.2013 р. Зараз розглянемо порядок встановлення ліміту каси, який діє станом на дату підготовки цієї статті.
Згідно з п. 1.2 Положення № 637 ліміт залишку готівки в касі — це граничний розмір суми готівки, що може залишатися у касі в позаробочий час. У розділі 5 Положення № 637 викладено порядок визначення строків здачі готівки в банк та розрахунку ліміту каси.
Пунктом 5.1 Положення № 637 визначено три види строків здачі готівки: щодня, на наступний робочий день і один раз на п'ять робочих днів. Більшість підприємств повинні здавати готівку в банк щодня, у день надходження готівки до каси. Якщо підприємство має певні ознаки, що дозволяють йому здавати готівку в банк раз на п'ять днів, воно може скористатися цим правом для збільшення свого ліміту каси.
До категорії підприємств, що мають право встановити собі строк здачі готівки в розмірі п'яти днів, відносяться підприємства, розташовані у населених пунктах, де немає банків. Що це означає? На думку автора, під розташуванням підприємства слід розуміти його юридичну адресу. При цьому фактична адреса підприємства може знаходитись у великому місті, де є велика кількість різних банків. По-друге, таким населеним пунктом, де немає банків, наразі може бути тільки населений пункт у сільській місцевості, який не є районним центром. До того ж, у багатьох сільських населених пунктах є відділення Ощадного банку України, які зазвичай розташовані в приміщеннях підприємств зв'язку. Отже, щоб скористатися правом на п'ятиденний термін здачі готівки в банк, потрібно переконатися у тому, що в населеному пункті, де зареєстровано підприємство, немає відділення Ощадбанку (або будь-якого іншого банку).
Знову ж, на думку автора, відділення підприємства зв'язку не може вважатися банківською установою для цілей п. 5.1 Положення № 637. Встановлені таким чином строки здачі готівки узгоджуються з банком і визначаються у договорі банківського рахунку між підприємством і банком. Якщо підприємство встановлює п’ятиденний строк здавання готівки до банку, воно може відповідно збільшити ліміт каси. За даними прикладу, що наведений у кінці статті, таке підприємство може встановити ліміт каси у межах 14300 грн (5 х 2860 грн). Звісно, можна встановлювати і менший строк здавання готівки до банку та відповідно менший ліміт каси.
Ліміт каси підприємства встановлюють самостійно, узгоджувати ліміт з банком не потрібно. Для затвердження ліміту каси видається наказ керівника підприємства. Цей наказ ґрунтується на розрахунку встановлення ліміту залишку готівки в касі, що підписується головним (старшим) бухгалтером та керівником підприємства. Ліміт каси може встановлюватися за одним з трьох варіантів:
1. Ліміт затверджується наказом керівника на підставі спеціального розрахунку (додаток 8 до Положення № 637). Про те, як скласти такий розрахунок, мова піде далі. Саме керівник підприємства (або уповноважена ним особа) приймає рішення, яким чином розраховувати ліміт каси: на підставі розрахунку середньоденного надходження готівки до каси або її середньоденної видачі з каси (п. 5.3 Положення № 637). Зазвичай обирається той спосіб, який дасть найбільший розмір ліміту каси;
2. Ліміт затверджується наказом керівника у розмірі не більше десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян, за умови, що середньоденні касові обороти не перевищують десяти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Наразі це 170 грн. Наприклад, якщо середньоденний касовий оборот становить 50 грн, підприємство має право встановити ліміт каси на рівні 170 грн (п. 5.4 Положення № 637).
3. Наказ про затвердження ліміту каси не видається взагалі, в результаті чого ліміт каси вважається нульовим. Про це треба пам'ятати, якщо ліміт каси не встановлено, а касові операції проводяться. У цьому випадку абсолютно вся готівка має або витрачатися з каси протягом дня, або здаватися в банк.
Що стосується готівкових надходжень у касу, які враховуються для визначення ліміту каси, то це такі надходження, як:
- фактично одержані готівкові кошти від реалізації продукції (товарів, робіт, послуг);
- позареалізаційні надходження — це надходження від операцій, що безпосередньо не пов'язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна (включаючи основні засоби, нематеріальні активи, продукцію допоміжного та обслуговуючого виробництва), у тому числі погашення дебіторської заборгованості, заборгованості за позиками, безоплатно одержані кошти, відшкодування матеріальних збитків, внески до статутного капіталу, платежі за надане в лізинг (оренду) майно, роялті, дохід (проценти) від володіння корпоративними правами, повернення невикористаних підзвітних сум, інші надходження.
Як бачимо, до розрахунку ліміту каси включаються абсолютно всі готівкові надходження до каси, крім надходжень із розрахункового рахунку підприємства. Визначення готівкових надходжень та позареалізаційних надходжень міститься у п. 1.2 Положення № 637.
Якщо підприємство розраховує ліміт каси на основі середньоденних витрат готівки, то до розрахунку не включаються виплати, пов'язані з оплатою праці, стипендій, пенсій, дивідендів (п. 5.4 Положення № 637). Так само не включаються до розрахунку ліміту суми готівки, що внесена з каси на рахунок у банку.
Розрахунок встановлення ліміту залишку готівки в касі ведеться за формою додатка 8 до Положення № 637. Для розрахунку беруться показники (суми надходження або видачі готівки) будь-яких трьох місяців підряд з останніх дванадцяти місяців. Якщо підприємство зацікавлене в збільшенні ліміту, воно може врахувати ті місяці, в яких такі показники були найбільшими. Більш того, підприємство може поклопотатися про збільшення ліміту заздалегідь, здійснюючи якомога більше операцій з готівкою і у великих сумах, щоб потім врахувати їх під час розрахунку ліміту каси. З часом, коли такі «підготовчі» операції можна буде включити в розрахунковий тримісячного періоду, підприємство може переглянути ліміт каси у бік збільшення.
У розрахунку ліміту каси вказується також строк здачі готівки в банк. Звертаємо увагу тих підприємств, що знаходяться у населених пунктах, де немає банків, на наступну обставину. Згідно з п. 5.4 Положень № 637 ці підприємства можуть встановлювати ліміт каси в розмірі не більше п'ятикратного розміру середньоденних надходжень готівки (за три будь-яких місяця підряд з останніх дванадцяти). Отже, така обставина, як відсутність установи банку у місцезнаходженні підприємства, може суттєво збільшити можливості підприємства щодо встановлення ліміту каси.
Приклад
Підприємство встановлює ліміт каси. Для розрахунку ліміту воно вирішило використовувати середньоденну суму надходження готівки за період з травня 2013 року по квітень 2014 року. Найбільші суми надходжень до каси були в січні, лютому та березні 2014 р. Загальна сума надходжень становить 177320 грн. Кількість робочих днів у січні — 21, в лютому — 20 і в березні — 21. Розраховуємо середньоденну суму надходжень готівки до каси за ці три місяці: 177320 / (20+21+21) = 177320 / 62 = 2860 грн. Підприємство може встановити будь-який ліміт каси, що не перевищує суму 2860 грн. Так, на основі цього розрахунку підприємство встановлює ліміт каси в розмірі 2800 грн. Як заповнити Додаток 8 до Положення № 637, показано у зразку.
