Ціль бачу!
Будь-які процеси, які відбуваються у компанії і на які витрачаються її гроші, має мати ціль - конкретну, зрозумілу, досяжну. Святкування - теж не виняток, а корпоративні - тим більше.
«На жаль, досить часто для більшості компаній корпоративне святкування - це ніщо інше, як привід для того, щоб співробітники «відірвалися», - коментує керуючий партнер івент-агенції «Імперія свята» Сергій Родінов. - Це більше відзнака за гарну працю, аніж якийсь інший «інструмент». Попри те, нині вже починають з’являтися клієнти, які розуміють, що будь-який захід має мати мету і є потужним інструментом для розвитку бізнесу».
Серед потенційних цілей корпоративного святкування експерт відзначає:- формування унікальної корпоративної культури;
- створення позитивного соціально-психологічного клімату в компанії;
- мотивація персоналу до виконання поставленої мети;
- донесення та закріплення у співробітників цінностей компанії;
- підвищення командного духу та лояльності співробітників до компанії;
- емоційна розрядка після виконання складної і тривалої роботи;
- творення історії компанії позитивними подіями;
- показ можливостей компанії партнерам, клієнтам («гра мускулами»).
Буває й так, що гарне свято проведено, але поставлені цілі не досягнуто. Це, звичайно, прикро, і висновки треба зробити, аби наступного разу скоригувати свої дії. Проте ситуація із погано продуманим і організованим корпоративом може мати і гірше закінчення: «Якщо захід організовано під лозунгом «Аби було!», або ж у режимі жорсткої економії, коли економиться навіть на серветках, то краще взагалі нічого не організовувати! - коментує Сергій Родінов. - Такий захід може негативно вплинути на імідж компанії, а у самих співробітників може скластися думка, що компанія на них економить, або ж у компанії скрутна і пора шукати собі нове місце праці».
Без шефа - ніяк
У процесі організації корпоративного святкування велика роль відводиться керівництву. Керівник - це людина, яка замовляє свято, вкладає певну суму та має певні очікування від події, - коментує організатор заходів івент-агенції «БАРВИ» Ксенія Шаленко. - Нам як організаторам важливо ці очікування розуміти на момент початку підготовки корпоративного заходу. А коли говорять - «Здивуйте мене! Здогадайтесь, що я хочу!» - це апріорі провально. У нашому штаті немає екстрасенсів, і ми не можемо знати більше, ніж нам дозволить керівництво, а відповідно, не зможемо задовольнити побажання замовників».
Обов’язковим елементом заходу, зі слів пана Родіонова, повинна бути мотиваційна промова топа. Крім того, у нас часто прийнято розміщати топ-менеджмент окремо від інших співробітників. Більше того, вище начальство, як правило, «заборонено» залучати до інтерактивної частини свята. Це досить велика помилка, яка, по-перше, демотивує співробітників, позаяк у такий спосіб керівництво демонструє свою вищість і зневагу до корпоративних цінностей. Відтак, на час свята босам таки-краще зняти корону і спуститися з небес. Керівник, який активно братиме участь у святі нарівні зі своїми працівниками, «набере» чимало балів. Тут, звичайно, треба тримати баланс. Фамільярності і пиття на брудершафт краще не допускати.
Ціна питання
По суті корпоративне святкування - це проект. Ми маємо конкретну ціль, яку маємо досягнути. Результати виконання можна виміряти. І на все це ми маємо певні ресурси - часові, фінансові, людські, які, звичайно ж, є обмежені певними рамками.
Отже, для початку ми визначаємо ресурси, які є у нас в наявності, а далі вже будемо планувати, що можемо зробити за ці гроші. Певна річ, конкретних цифр на цьому етапі ми не отримаємо, але приблизний їх порядок допоможе визначити заходи, які нам «по кишені».
У бюджеті нашого заходу можливі такі пункти: оренда зали; їжа та напої; декорування приміщення; технічне забезпечення (світло, звук тощо); поліграфічна продукція (запрошення, банери, лотереї тощо); подарунки/сувеніри (призи для конкурсів, пам’ятні сувеніри тощо); шоу-програма (ведучий, артисти); фото/відео (робота фотографів, відеооператорів, створення корпоративного фільму); гонорар для івент-компанії (якщо вона наймається).
Левова частка святкового бюджету витрачається на приміщення та харчування.
«Сьогодні дуже виросли ціни на ресторани, - коментує Сергій Родінов. - Банкет вартуватиме в середньому 600 грн на особу. Діапазон же коливається від 350 до 1000 грн. Все залежить від рівня закладу. На розважальну програму, в середньому, закладається 1000 грн на особу. Тут також все залежить від рівня артистів, ведучих, зірок, обладнання, спецефектів та побажань замовника».
Основна вимога до бюджету, на думку експертів, адекватність та збалансованість. Свято не вдасться, якщо ви приведете своїх співробітників у дорогий і пафосний ресторан, а на столі не буде чого їсти. Точно так само сприймуться столи, які гнуться від наїдків, але стоять, за перепрошенням, у сараї.
Окремим пунктом варто передбачити форс-мажорні витрати. Такі витрати, на жаль, не рідкість. «Відступні» місцевим музикам ресторану за те, що ви запросили інших; розбився ящик шампанського; за користування посудом треба доплатити і т. д., і т. п. Як правило, стаття «Непередбачені витрати» складає від 0,5 до 5 % від загальної суми. Цілком може трапитися, що ці гроші не знадобляться, але «заначку» краще мати.
Організаційні варіанти
Після того, як визначили суму, яку можете дозволити собі «просвяткувати», переходите власне до організації свята. Тут ми одразу визначаємо два варіанти.
Варіант 1. «Спочатку пишеться бриф - всі основні вимоги до заходу, - коментує Сергій Родінов. - На наступному етапі відбувається пошук професійної івент-агенції, і третій етап - це вчасно сплатити аванс. Все інше спланують і організують співробітники агенції. Клієнту потрібно лише чітко поставити задачу та затвердити програму».
Цей варіант, безумовно, дорожчий, але є свої переваги. Насамперед - це більша прогнозованість. Як-не-як люди, які займаються організацією свят постійно, зроблять це краще, аніж менеджер, який це робитиме вперше-вдруге. Але і тут є заувага. Івент-агенція повинна бути професійною, мати великий досвід, і багато вдячних клієнтів за плечима.
До критеріїв вибору ми ще повернемося, а зараз варіант 2: «І самі впораємось». В умовах жорсткої економії останніх років це далеко не рідкість. І це, в принципі, цілком може бути, якщо ваш HR - грамотний спеціаліст, який, що основне, знає свою цільову аудиторію, її смаки та вподобання. Решти можна навчитися. По-перше, можна піти на тренінг, який, звичайно, коштує грошей, але все одно менше, ніж послуги професійного івент-агенства. По-друге, ніхто не відміняв у нас самоосвіту. Тож, як-то кажуть, і зайця можна навчити палити.
Все по плану
У корпоративному святкуванні дрібниць не буває. Приміром, від того, наскільки ви правильно оберете дату святкування, безпосередньо залежатиме скільки людей це святкування зможе відвідати. Якщо проводити святкування безпосередньо в день свята, то значна кількість співробітників може його проігнорувати, позаяк матиме свої плани на цей день (хіба що ви змусите їх йти на свято як на роботу, але потрібного ефекту від такого свята можна не чекати).
Разом із датою серед першочергових рішень є і формат заходу, на основі чого вже розробляється сценарій. Тут важливо детально вивчити свою аудиторію. «Вивчення цільової аудиторії - це дуже важливе питання, яке не слід недооцінювати, - коментує Сергій Родіонав. - Дуже важливо розуміти, яке співвідношення ч/ж та середній вік запрошених, а також розуміти соціальний та професійний статус гостей. За цими критеріями вже можна планувати концепцію і наповнення програми. Наприклад, якщо свято планується для співробітників IT-компанії, у якій із 300 співробітників 90 % чоловіки, то буде недоречно робити для них концепцію «Аліса в країні чудес» або Сandy Land. Для них ми будемо планувати програму за участі артистів, де переважна більшість представниць жіночої статі; продумаємо активності та конкурси з можливістю проявити свою фізичну силу та випустити зайву енергію, більш міцні напої, і, звісно, повинна бути посилена охорона і, бажано, чергова швидка допомога».
Тобто треба передбачити, що любить ваша аудиторія і чого вона точно робити НЕ буде. Інакше після корпоративу ви почуєте розмови на кшталт: «Вийшов якийсь дядько, щось там говорив, але його ніхто не слухав», або «Від тієї музики хотілося спати, а не танцювати» і т. д.
Дуже важливим є вибір ведучого свята. В корпоративних подіях на перший план виступає соціально-психологічний аспект, позаяк мова йде про людей, які мають досвід тривалого спілкування одне з одним. Відтак, навіть поганий співак не зіпсує свята більше, аніж непрофесійний ведучий. Основна якість професійного ведучого для корпоративну - це здатність гнучко реагувати на настій аудиторії і виходити із будь-якого, навіть дуже незручного, становища. «На мою думку, найкращий спосіб обрати ведучого - особиста зустріч, під час якої ви зможете відчути, наскільки він розуміє ваші цілі та побажання і наскільки він професійно володіє мовою, - радить Сергій Родінов. - Ну, звісно, остаточним підкріпленням повинні бути рекомендації».
Окремо треба сказати про святкування в умовах економії. «Якщо бюджет дуже-дуже обмежений, то краще роздати премію співробітникам, - радить Сергій Родінов. - Якщо ж він просто обмежений, то можна замовити фуршет з банкетною розсадкою та зробити «капусник» або гру «КВК». Це коли співробітники самостійно готують творчі номери. Такий формат, до речі, є також дуже гарним тімбілдінгом. А фуршет є більш європейським форматом та коштує дешевше, ніж банкет, що приємно відображається на загальному кошторисі свята».
Святкові несподіванки
І про форс-мажори. Найбільше їх пов’язано з алкоголем. Традиційно добрим є баланс - крок туди, крок сюди - проблема.
«Найрозповсюдженіший форс-мажор - брак алкоголю, - коментує Сергій Родінов. - У таких випадках доводиться плавно включати світло і стишувати звук. А буває навпаки - хтось із гостей збирається стати «зіркою» прямо на заході і в найневідповідніший момент намагається вилізти на сцену. В такому випадку краще мати в залі охоронців або кмітливих координаторів». Щоб не допустити такого розвитку подій, Ксенія Шаленко радить добре продумати святкову програму: «Важливо продумати до деталей меню і організувати дійсно цікаву програму саме для цих гостей. Алкоголь люди вживають у великій кількості від нудьги. Професіоналізм організаторів врахувати усі деталі при підготовці свята і контролювати захід при проведенні».
На думку Сергія Родінова, багато чого залежить і від корпоративної культури: «Якщо на минулій вечірці один із співробітників «відзначився» і при цьому залишився працювати, то і наступного разу ніхто себе не обмежуватиме».
Одна голова - добре, а івент-агенція - краще
Повернімося до вибору підрядника. Ксенія Шаленко серед важливих ознак професійної івент-агенції відзначає наступні: «По-перше, надійна компанія завжди знаходить час на зустріч з клієнтом. По-друге, за вами має бути закріплений менеджер, який постійно на зв’язку, добре вас розуміє і вже зробив те, про що, ви щойно подумали, і з його допомогою ви знаєте на якій стадії підготовка. Компанія має чітко виконувати всі домовленості, а також підходить до підготовки вашого свята «серйозно», «глибоко» пропрацьовує усі питання з моменту початку підготовки».
При пошуку підрядника варто величезне значення приділити рекомендаціям, оскільки у сфері подібних послуг продається віртуальний продукт, який неможливо оцінити заздалегідь. Директор департаменту кадрової політики і зв’язків з громадськістю компанії «Агротрейд» Олександра Саєнко радить звертати увагу на кілька моментів: «На попередніх клієнтів, на комплексність організації, на вміння розуміти потреби компанії і бути гнучкими. Взагалі професійність або непрофесійність відчувається, коли починаєш обговорювати деталі - людина одразу викриває себе, якщо не є компетентною та недосвідченою».
Серед інших критеріїв - досвід роботи, вартість послуг, швидкість виконання та інші стандартні критерії. Якщо ж і після ретельної перевірки ви все ще сумніваєтеся - запропонуйте компанії зробити тестову роботу, яка допоможе визначитися остаточно.
І ще одне. Якщо вже вирішили довірити організацію свята агенції, то довіртесь їй. «Великою проблемою у нашій роботі є надмірне втручання в організаційний процес, - коментує Сергій Родінов. - Частково я можу це зрозуміти, тому що зараз багато непрофесійних організаторів-одноднівок, у яких навіть офісу немає. Але якщо ви звертаєтесь до справжніх професіоналів, агенцій, які не перший рік на ринку, в яких є достойне портфоліо та велика кількість рекомендацій, - це інша справа. В такому разі раджу довіряти досвіду профі та прислуховуватись до їхніх порад. Головне - чітко поставлені задачі та адекватні бюджети і успішний захід вам гарантовано».
Коментар
Олександра САЄНКО, директор департаменту кадрової політики і зв’язків з громадськістю компанії «Агротрейд»
- Якщо говорити про цілі проведення корпоративних заходів, то для початку треба сказати, що у нас є різні види святкувань.
Наприклад, ми відзначаємо професійні свята, вітаючи представників тієї чи іншої професії з їхнім професійним святом. По Групі (28 підприємств) ми робимо електронну розсилку, в офісі керуючої компанії просто збираємось у перерву і символічно відзначаємо - робимо маленькі подарунки.
Також завжди вітаємо із днем народження. Скромно, збираємось на кілька хвилин із солодощами, але увагу приділяємо кожному. Вітаємо також із ювілеєм роботи в компанії. Вітаємо підприємства, які першими виконали річний план.
Все це робимо останні три роки. Власне, я й започаткувала ці традиції, адже до того їх не було. Люди цінують увагу, це жваво обговорюється.
Великі свята ми організовуємо двічі на рік - улітку на природі і у грудні святкуємо Новий рік. Мета - зібрати всіх, щоб співробітники могли поспілкуватись поза межами робочої зони. Тімбілдінг - це не порожній звук. Дійсно, якщо разом святкували, танцювали, сміялись, то потім уже важче посваритись на роботі, не виконати прохання чи підвести колегу.
Наші корпоративні свята завжди непересічні, тому на них чекають із нетерпінням.
Щодо організації, то маю сказати, що жодного разу івент-компанія не робила для нас все на 100 %. Ми є активними співорганізаторами, а не просто клієнтами. Завжди сценарій, що пропонується, ми доповнюємо своїми ідеями, які «персоналізують» програму для АГРОТРЕЙДу.
Минулого разу це було вшанування нових колег, що приєдналися до нас у 2012 році. Їх представляли усім (в робочий час не з усіма можна познайомитись), вони танцювали символічний танець та отримували символічні призи.
Також завжди нагороджуємо кращих директорів підприємств різних напрямів (агро та елеваторів). У всіх свої показники, і вони змагаються як у соцзмаганні, тому що знають, що наприкінці року отримають грамоту та приз. Я вважаю, що це дуже важливо. Люди поводяться як справжні патріоти компанії.
Із останнього ще можна пригадати вікторину з історії компанії. Всі із шаленим азартом змагалися!
Тобто ці свята - це не банальні банкети (поїли-попили), а яскраві заходи, де кожен отримує часточку корпоративного духу.
Серед найцікавіших останніх свят хочу відзначити дві події, які викликали найгучніший резонанс.
Перша - це презентація корпоративного календаря «Обличчя АГРОТРЕЙДу» під час новорічного святкування у 2010 році. Календар і фільм про цих людей отримали нагороди «Корпоративних медіа України». І свято тоді отримало особливу теплоту. Для усіх це був сюрприз.
Ще один ключовий елемент - прем’єра фільму про те, як ми працюємо цілий рік (сіємо, доглядаємо, збираємо урожай, святкуємо обжинки, веземо збіжжя у порт). Для багатьох офісних працівників це було відкриттям. До того вони не уявляли масштаб нашої діяльності. Крім того, уперше свято проводили не у форматі банкету, а у форматі фуршету, і усі могли вільно поспілкуватись з усіма, а не тільки із сусідом. Колеги із регіонів (наші підприємства розташовані у 5 областях України) дуже тішилися з цього - нарешті вони побачили тих, з ким до того спілкувалися лише телефоном.
