Нещодавно (14 березня 2013 року) наказом Міністерства фінансів України від за № 395 затверджено новий Порядок оформлення результатів документальних перевірок щодо дотримання податкового, валютного та іншого законодавства платниками податків-фізичними особами, контроль за яким покладено на органи державної податкової служби України. Цей Порядок поширюється на всіх платників податків-фізичних осіб, як резидентів, так і нерезидентів, у тому числі й самозайнятих осіб, які провадять діяльність, що є відповідно до вимог Податкового кодексу України об'єктом оподаткування.
Документальна перевірка - це загальне визначення перевірки
Досить часто на практиці багато платників податків вважають, що документальна перевірка - це переважно огляд облікових первинних документів, пов'язаних лише з нарахуванням і сплатою податків та зборів і розрахунки повноти сплати цих же податків та зборів.
Насправді поняття документальної перевірки має ширше значення: по-перше, така перевірка може бути як плановою, так і позаплановою, як виїзною, так і невиїзною. Перевіряються не лише дані податкових декларацій (розрахунків), а й статистичної, пенсійної (інших Фондів), банківської, управлінської та іншої звітності. Документальна перевірка націлена свідчити і про дотримання валютного законодавства, а також дотримання роботодавцем трудового законодавства щодо оформлення трудових відносин із працівниками (найманими особами).
В цілому документальна перевірка має таке офіційне визначення - це перевірка, предметом якої є своєчасність, достовірність, повнота нарахування та сплати усіх, передбачених Кодексом, податків і зборів, контроль за дотриманням яких покладено на органи державної податкової служби.
Повідомлення про проведення перевірки
Запрошення платникам податків на перевірку направляються письмовим повідомленням у вигляді рекомендованого листа з повідомленням про вручення або особисто вручаються платникам податків. У цьому листі обов’язково має бути зазначена підстава запрошення, час і дата, на яку запрошується платник податків (представник платника податків), а також місцезнаходження проведення перевірки.
Перед початком проведення документальної перевірки діяльності платника податків за місцезнаходженням податкового органу посадова особа, відповідальна за проведення перевірки, зобов'язана прийняти надані платником податків оригінали документів, пов'язаних із провадженням діяльності за період, що перевіряється.
Зазначені документи приймаються за описом, складеним платником податків за власним бажанням. Опис наданих для перевірки документів складається у двох примірниках особисто платником податків у присутності посадової особи, відповідальної за проведення перевірки. В описі в обов'язковому порядку зазначається кожний переданий документ із вказівкою його найменування, номера та дати видачі.
У кінці опису платником податків повинно бути зазначено, що для проведення перевірки документи надані в повному обсязі, інші документи, пов'язані із провадженням діяльності, відсутні.
Зауважимо, згідно з вимогами нового Порядку, документальна перевірка може проводитися у приміщенні податкового органу за бажанням платника податків, а не навпаки.
Початок перевірки
Отже, посадова особа, яка здійснює перевірку, ознайомившись із наданими для перевірки документами, звіривши їх наявність за описом, робить у ньому запис про прийняття для проведення документальної перевірки документів, пов'язаних із провадженням діяльності, зазначає дату їх прийняття та ставить особистий підпис. Один примірник опису додається до матеріалів перевірки, інший залишається у платника податків. Не забудьте простежити, щоб все йшло саме у такій послідовності.
У разі відмови додержуватися тих чи інших відповідних Правил, платником податків або представником податкової ці факти мають зазначатися в акті перевірки.
Перевірку закінчено
Після закінчення перевірки посадова особа, відповідальна за проведення перевірки, повертає платнику податків документи за описом. Платник податків на першому примірнику опису, що додається до акта перевірки, робить запис: «Документи після завершення проведення перевірки отримано в повному обсязі», зазначає дату їх одержання та ставить особистий підпис.
Результати документальних перевірок оформляються у формі акта або довідки. У разі виявлення порушень під час перевірки складається акт, а у випадку їх відсутності - довідка.
Важливо! В акті не допускається визначення виду і розміру штрафних (фінансових) санкцій за встановлені порушення. І ще при перевірці вас можуть попросити пред’явити інші додаткові матеріали, що мають значення для прийняття податкового повідомлення-рішення за результатами перевірки та вжиття заходів.
Оформлення результатів перевірки
Кожному, хто тим чи іншим чином відчув на собі проходження документальних перевірок, варто знати наступні визначення документів, які саме є підсумком перевірок. Позаяк досить часто більшість громадян не бачать різниці між актом та довідкою складеними за результатами перевірок.
Отже, акт - це службовий документ, який підтверджує факт проведення документальної перевірки діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про виявлені порушення вимог податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби.
Довідка - це службовий документ, який підтверджує факт проведення документальної перевірки діяльності платника податків і є носієм доказової інформації про невстановлення фактів порушень вимог податкового, валютного та іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на органи державної податкової служби.
Нагадаємо, що Акт, як і Довідка документальної перевірки складається у двох примірниках та підписується посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, котрі проводили перевірку, а також платником податків або його законними представниками.
Акт (довідка) документальної перевірки повинен бути складений на паперовому носії державною мовою і мати наскрізну нумерацію сторінок. Титульний аркуш акта (довідки) документальної перевірки друкується на номерному бланку органу державної податкової служби для складання актів документальних перевірок.
Акт документальної перевірки повинен містити систематизований виклад виявлених під час перевірки фактів порушень норм податкового, валютного та іншого законодавства.
Цікавим для читачів буде й той факт, що відповідно до чинного законодавства, вся інформація, яка міститься в акті (довідці) документальної перевірки, не підлягає розголошенню посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби, а також передачі в інші органи, за винятком випадків, передбачених законом.
Без виявлення будь-яких порушень перевірок не існує
На те й перевірки, щоб виявити якісь порушення, тому порада - перш за все не приймайте висновки цих контролерів близько до серця, навіть якими б страшними вони не були. Життя на цьому не спиняється, все вирішується, все змінюється та з часом весь негатив забувається.
Як свідчить практика, виявлені перевірками порушення завжди є стимулом для подальшого наведення порядку на фірмі (підприємстві), що більш організовує та відповідно покращує роботу в цілому.
Тому не варто ігнорувати встановленими перевіркою порушеннями податкового законодавства, які, до речі, мають бути чітко викладені за кожним відображеним в акті фактом із посиланням на конкретні пункти і статті законодавчих актів. Утім, проігнорувати ці зауваження навряд чи ви зможете, тому як від вас ще вимагатимуть письмові пояснення щодо встановлених порушень.
Так-от, коли Акт (довідка) документальної перевірки зареєстрований, він надається платнику податків або його законному представнику для ознайомлення та підписання. Акт (довідка) документальної невиїзної перевірки після його (її) реєстрації вручається особисто платнику податків або надсилається рекомендованим листом із повідомленням про вручення.
У разі відмови платника податків або його законних представників від підписання акта (довідки) перевірки посадовими (службовими) особами органу державної податкової служби складається відповідний акт, що засвідчує факт такої відмови.
Особливі наслідки за результатами перевірки має випадок кримінального провадження, у якому розслідується кримінальне правопорушення стосовно посадової особи (посадових осіб) платника податків (юридичної особи) або фізичної особи-підприємця.
Платник податків має право надати до контролюючого органу, що призначив перевірку, протягом п'яти робочих днів із дня отримання акта документальної перевірки, документи, визначені в акті перевірки як відсутні. Такі документи надаються платником податків до органу державної податкової служби разом із супровідним листом та відповідним описом, у якому зазначаються: назви, номери та дати, кількість аркушів наданих документів.
Якщо платник податків після закінчення перевірки та до прийняття органом державної податкової служби податкового повідомлення-рішення за результатами такої перевірки надає документи, що підтверджують показники, відображені ним у податковій звітності, але не надані під час перевірки, такі документи повинні бути враховані органом державної податкової служби під час прийняття рішення.
Додамо, що Податковим Кодексом закріплений обов’язок контролюючого органу прийняти податкове повідомлення-рішення у чітко встановлені терміни, а саме протягом десяти робочих днів із дня, наступного за днем вручення платнику податків акта перевірки, а за наявності заперечень посадових осіб платника податків до акта перевірки приймається з урахуванням висновку про результати розгляду заперечень до акта перевірки - протягом трьох робочих днів, наступних за днем розгляду заперечень і надання (надсилання) письмової відповіді платнику податків.
І ще варто знати - строк зберігання актів (довідок) та інших матеріалів документальних перевірок в органах державної податкової служби становить 5 років.
