Робота з договорами
Розвиток інформаційних технологій сприяє необхідності пошуку і вибору ефективних інструментів прийняття рішень в управлінні бізнесом для користувачів різного рівня посади, кваліфікації та прав доступу.
Документообіг - це джерело і найважливіша складова ефективного управління діяльністю будь-якого підприємства. Адже документ присутній скрізь у роботі: від реєстрації організації до забезпечення її роботи та управління процесами в середині. При цьому абсолютно на всіх етапах, від створення до виконання умов договору, співробітники підприємств стикаються із труднощами в роботі з масивом даних. У чому ж основні проблеми управління договорами? Розглянемо процес управління діяльністю підприємства на прикладі автоматизації документообігу, а саме - на прикладі процесів управління договорами.
Робота з договорами - складний і багатоетапний процес, адже «паперова робота» становить значну частину документообігу такого підприємства, де фіксуються різнобічні юридичні відносини та умови співпраці між контрагентами. Договори з юридичними та фізичними особами, орендарями земельних ділянок, підприємствами виробництва та оренди сільськогосподарської техніки та продукції - все це численні види договорів з надання або споживання будь-яких послуг між підприємствами сільськогосподарської галузі.
Після створення договору основну проблему для виконавців представляють процеси розгляду, погодження та затвердження, адже погодження та облік договорів у паперовому вигляді ускладнюють оперативний доступ до документа. Договори можна загубити на столах і між кабінетами, їх неодноразово передруковують у паперовому вигляді для зручності читання та внесення правок у текст. Ініціатори використовують монотонні дії при створенні проектів договорів. Виняток становлять лише досвідчені користувачі ПК, які вміють користуватися засобами створення та керування шаблонами, що хоч трохи полегшує рутинну операцію створення документів. Наслідком циклічності та багатоетапності процесу обробки інформації є затримка термінів погодження через постійне перечитування і повторну перевірку тими, хто ініціює та погоджує внесення правок до проекту договору.
Як оптимізувати процеси обробки безлічі договорів і додатків до них, коли в роботу з документами залучена численна кількість учасників?
За допомогою програмного продукту «1С: Підприємство. Документообіг КОРП для України» (далі «1С: Документообіг») та налаштувань системи користувач різного профілю доступу - від керівника сільськогосподарського підприємства, фінансового директора, начальника управління розвитку агрохолдингу до головного агронома та зоотехніка - може в будь-який момент знайти файл відсканованого договору, повний текст або окрему фразу, отримати актуальні дані про зміни, що вносили візуючі особи під час їх погодження, та за допомогою звітів отримати аналітичну інформацію стосовно всіх договорів.
Функціонал програмного продукту, на відміну від використання паперового документообігу, дає змогу:
- миттєво знаходити договори за різними критеріями (назва документа, фраза або слово в тексті, тип, назви контрагентів тощо);
- наглядно та оперативно одержувати дані про отримання чи поточний етап погодження кожного з договорів та запропоновані зміни;
- за допомогою нагадувань та звітів своєчасно довідуватися про закінчення строку дії договорів, а також з’ясовувати необхідність пролонгації договорів.
Для кожного користувача налаштування програми поширюються на всі процеси життєвого циклу договорів. Програма забезпечує виконання таких основних операцій:
- для ініціаторів або виконавців: підготовка проектів договорів за допомогою шаблонів або з «чистого аркуша»;
- для візуючих осіб: погодження проектів договорів за простими та змішаними схемами;
- для діловодів або секретарів: фіксація передавання договорів контрагентам на підписання та контроль повернення підписаних примірників;
- для кожного з користувачів, незалежно від прав доступу: облік та контроль супровідних документів, отримання аналітичних даних і звітів.
Полегшити та автоматизувати роботу користувача на етапі створення електронної картки договору допомагає раніше заведена нормативно-довідкова інформація (типи договорів, правила нумерації, класифікатори, назви контрагентів, дані про контрагентів), що являє собою дані довідників, які використовуються для заповнення полів картки договору.
Мал. 1. Реєстраційна картка договору
Налаштувавши відповідні зв’язки, картку договору можна зв’язати з вхідним або вихідним листом чи актом. Також можна завантажити файли будь-якого типу.
Для підготовки тексту будь-якого виду договору застосовуються механізми автоматичного заповнювання шаблонів файлів, зокрема, синхронізація з полями файлів Word. Вона дає змогу заповнити з реквізитів картки такі атрибути договору, як назва контрагента, номер договору, дата укладання, сума, валюта, термін дії договору тощо. Таке налаштування повністю автоматизує роботу, адже користувач створює і заповнює шаблон електронної картки тільки один раз. Після цього програма «1С: Документообіг» автоматично заповнює шаблони в Word, використовуючи перелічені атрибути договорів.
При погодженні договору користувачеві доступні такі варіанти обробки:
- функція змішаного (послідовно-паралельного) погодження;
- функція погодження з умовами;
- механізм автоматичних підстановок;
- функція погодження з урахуванням графіків роботи.
Маршрут погодження може залежати від умов договору. Користувачеві надається можливість «навчити» програму налаштовувати цей маршрут. Наприклад, можна встановити, що проекти договорів на суму 100 тис. грн та більше має погоджувати особисто генеральний директор, на меншу суму - заступник генерального директора, а проекти договорів з VIP-клієнтами мають погоджуватися у стислі терміни.
У разі складного порядку погодження договорів підійде функція змішаного погодження, що, наприклад, дає змогу встановити регламент опрацювання договору, відповідно до якого договір паралельно погоджують головний бухгалтер і юрист, після їх позитивного висновку - заступник генерального директора, а далі - генеральний директор.
Важливою функцією програми є підтримка та облік графіків роботи. При визначенні кінцевого терміну погодження договору програма дає змогу врахувати графік, який можна задати для окремого користувача. Наприклад, якщо завдання «Погодити» створено о 17:00 у п’ятницю та встановлено тривалість погодження дві години, крайній термін виконання завдання програма призначить на 10:00 понеділка (при графіку роботи з 9:00 до 18:00).
За рахунок інструменту порівняння можна переглянути та порівняти всі зміни, що вносили в текст договору різні користувачі.
Під час підписання примірників договору сторонами важливо проконтролювати своєчасне повернення контрагентами підписаних екземплярів, що належать вашому підприємству. Для цього в системі передбачено журнал передавання, в якому фіксується та відображається процес передавання та повернення примірників договорів між контрагентам.
При плануванні виконання умов договору зобов’язання за частиною договорів (скажімо, виплати коштів за оренду землі, відвантаження продукції) мають виконуватися з певною періодичністю, наприклад, щомісяця. Для контролю за виконанням таких зобов’язань призначений механізм періодичних бізнес-процесів. Наприклад, якщо договором передбачено виплату коштів за оренду земель десятого числа кожного місяця, то відповідальний за договір:
- Формує перше доручення бухгалтеру - «Виконати оплату за договором»;
- Вказує розклад повторення для цього доручення - кожне десяте число наступних місяців.
У програмі «1С: Документообіг КОРП для України» передбачено різні звіти для аналізу та обліку договорів, контролю за виконанням їх умов, зокрема:
- розірвані договори;
- динаміка сум укладених договорів;
- динаміка кількості укладених договорів;
- супровідні документи за договором;
- договори, термін яких спливає;
- список укладених договорів.
За допомогою звітів користувач має можливість відстежити кількість та динаміку по сумах укладених договорів, дізнатися, які саме договори потребують продовження терміну дії на певний період часу, отримати інформацію про оплати по договору за рахунок можливості приєднання актів до електронної картки та іншу аналітичну інформацію по всіх видах договорів та його виконавцях.
Після погодження або відхилення договору всіма особами ініціатор або особа, що контролює процес візування, автоматично отримує від системи нагадування про необхідність ознайомлення з результатами погодження.
Мал.2. Шаблон договору
Так, у реєстраційній картці відображаються всі задачі по договорах, а також стадії їх виконання. Крім того, програма надає можливість синхронізації з іншими продуктами на базі «1С: Підприємство» на рівні довідників, реквізитів, договорів та основних договірних умов.
Важливою особливістю продукту є прозорість обробки договору на всіх стадіях, керованість процесу та контроль за виконанням умов договорів за допомогою звітів.
Можливість роботи через web надає користувачеві змогу опрацювати картку договору через мережу Інтернет - для цього не є обов'язковою присутність виконавця за його персональним комп’ютером, тепер достатньо доступу до мережі Інтернет. А мобільна версія програми дозволяє отримати повідомлення про надходження та стан виконання договору на власний мобільний телефон.
