Юлія ЄГОРОВА,
Якщо помилку допущено у березні 2015 р., а виявлено після 12 травня 2015 р., то на цей час вже подана вся звітність: звіт з ЄСВ за формою Додатка 4 до Наказу Міндоходів України «Про затвердження Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 09.09.13 №454, звіт до ФСС з ТВП за формою Ф4-ФСС з ТВП, затвердженою постановою Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 р. № 4, та звітність з ПДФО за формою № 1ДФ (затверджена наказом Мінфіну від 13.01.2015 № 4). Як тепер виправити помилку в кожному звіті, розкажемо далі.
Виправлення помилки в обліку
Перш за все слід зробити правильний розрахунок лікарняних та скласти бухгалтерську довідку. У довідці слід навести інформацію про суть помилки, варто також навести помилкові бухгалтерські проведення, які фактично були здійснені у березні 2015 р., а також зазначити бухгалтерські проведення, якими ця помилка виправляється.
Відповідно до частини 2 ст. 9 Закону України від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» бухгалтерська довідка як первинний документ має містити такі реквізити: назва документа — бухгалтерська довідка, дата і місце складання; назву підприємства, від імені якого складається довідка, зміст, обсяги, одиниця виміру господарської операції, посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення; особистий підпис або інші дані, що дозволяють ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції. Бухгалтерську довідку підписують: особа, яка її склала (наприклад, бухгалтер, що веде облік заробітної плати) та головний бухгалтер. Також зауважимо, що реквізит «підпис» повинен містити: власне підпис особи та її розшифровку, яка складається з ініціалів та прізвища. Не вказувати прізвище особи, яка підписала бухгалтерську довідку, буде помилкою, тому що при цьому реквізит «підпис» буде неповним. Для більш точної ідентифікації бухгалтерських довідок ми рекомендуємо присвоювати їм порядкові номери, як і іншим видам первинних документів.
Типова форма цього документа передбачена наказом МФУ від 29.12.2000 р. № 356 — як раз для випадків, коли довідкою оформляється виправлення помилок в обліку. Ця форма досить проста (див. зразок до прикладу).
Виправлення помилок у бухгалтерському обліку покажемо на умовному числовому прикладі.
Приклад
Працівникові помилково було нараховано 3600,00 грн лікарняних за 12 робочих днів, в тому числі за рахунок роботодавця — 1500,00 грн, за рахунок ФСС з ТВП — 2100,00 грн. Потрібно було нарахувати 3000,00 грн лікарняних, в тому числі за рахунок роботодавця — 1250,00 грн, за рахунок ФСС з ТВП — 1750,00 грн.
Для виправлення помилки слід сторнувати зайво нараховані лікарняні проведенням:
Дт 949 Кт 663 на суму -250,00 грн (1250,00 — 1500,00 = -250,00);
Дт 378 Кт 663 на суму -350,00 грн (1750,00 — 2100,00 = -350,00).
Сторнується сума ЄСВ, що був утриманий за ставкою 2% та нарахований за ставкою 33,2% на зайву суму лікарняних:
(3000,00 — 3600,00) * 2% = -600,00 * 2% = -12,00 грн;
(3000,00 — 3600,00) * 33,2% = -600,00 * 33,2% = -199,20 грн.
Робляться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 651 на суму -12,00 грн;
Дт 949 Кт 651 на суму -199,20 грн.
Сторнується сума ПДФО, що був утриманий із зайво нарахованих лікарняних:
-(600,00 -12,00) * 15% = -88,20 грн (умовно припускаємо, що ставка ПДФО дорівнює 15%).
Робиться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 641 на суму -88,20 грн.
Сторнується військовий збір, що був утриманий із зайво нарахованих лікарняних:
(3000,00 — 3600,00) *1,5% = -9,00 грн.
Робиться проведення методом «сторно»:
Дт 663 Кт 642 на суму -9,00 грн.
Далі в зразку показано, як скласти бухгалтерську довідку за даними прикладу.
Зразок
Бухгалтерська довідка № 1 за травень 2015 р.
Виправлення помилки у звіті з ЄСВ
З 30 квітня 2015 р. набуває чинності нова форма звіту з ЄСВ, яка наведена у додатку 4 до Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, який затверджено наказом Міністерства фінансів України від 14.04.2015 № 435 (далі — Додаток 4 та Порядок № 435). Податківці на своєму офіційному сайті повідомляють, що з 1 червня 2015 р. звіти за звітний період «травень 2015 року» подаються вже за новою формою. Отже, якщо у звіті за травень 2015 р. буде виправлятись помилка, про яку йдеться у запитанні, то виправляти її вже треба буде за новою формою Додатка 4.
Зауважимо, що нова форма звіту з ЄСВ кардинально не відрізняється від старої, що була затверджена наказом Міндоходів від 09.09.2013 р. № 454, хоча деякі відмінності є, головним чином вони пов’язані з застосуванням понижуючого коєфіцієнта (п. 9-5 розділу VIII Закон України від 08.07.2010 р. № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Отже, у звіті з ЄСВ за формою Додатка 4 ця помилка виправляється у таблиці 6 та у таблиці 1 Додатка 4 за травень 2015 р. Якщо роботодавець завищив суму доходу та відповідно, завищив суми ЄСВ — утримані з працівника та нараховані роботодавцем, слід зменшити відповідні нарахування та відобразити їх у Таблиці 6 Додатку 4 з кодом типу нарахування 3 — відповідно до п. 5 розділу V Порядку № 435.
За умовами прикладу у таблиці 6 Додатка 4 заповнюються такі реквізити:
9 — Код категорії застрахованої особи — 29 «Особи, які отримують допомогу по тимчасовій непрацездатності»;
10 — Код типу нарахування — 3 «Сума заробітної плати (доходу), нарахована у попередніх звітних періодах на підставі бухгалтерських та інших документів, відповідно до яких проводиться нарахування (обчислення) або які підтверджують нарахування (обчислення) заробітної плати (доходу), на яку страхувальником самостійно зменшено зайво нараховану суму єдиного внеску»;
11 — Місяць та рік, за який проведено нарахування: в цьому випадку вказується березень 2015 р. «032015»;
13 — Кількість календарних днів тимчасової непрацездатності — не заповнюється, оскільки кількість днів не змінювалася;
17 та 18 — наводиться зайво нарахована сума — 600,00 грн без знака «мінус», оскільки вже заповнений реквізит 10, з якого видно, що це зменшення;
19 — цей реквізит наразі не заповнюється;
20 — наводиться сума зайво утриманого ЄСВ — 12,00 грн без знака «мінус»;
21 — наводиться сума зайво нарахованого ЄСВ — 199,20 грн без знака «мінус»;
Решта реквізитів таблиці 6 заповнюється так, як вони заповнювалися для цього працівника у звіті за березень 2015 р.
У таблиці 1 заповнюються такі рядки (за умови, що інших виправлень у травні 2015 не здійснювалося):
- 7.1 та 7.1.8 — на суму 199,20 грн без знака «мінус»
- 7.3 та 7.3.5 — на суму 12,00 грн без знака «мінус»
- 7.4 — на суму 600 грн без знака «мінус»
Зміст помилки — «Зайво нарахована сума допомоги по тимчасовій непрацездатності за березень 2015 р. в сумі 600,00 грн.»
Всі показники підлеглих рядків рядка 7 беруть участь у розрахунку підсумкових показників рядка 8 та його підлеглих рядків.
Виправлення звіту до фонду соціального страхування
Нагадаємо, що звіт до фонду соціального страхування (далі — Фонд) подається за формою Ф4-ФСС з ТВП. У разі якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів (п. 10 Порядку фінансування страхувальників для надання застрахованим особам матеріального забезпечення за рахунок коштів Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності, затвердженого постановою Правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 22.12.2010 р. № 26).
Такі страхувальники після виявлення помилки терміново повинні повідомити орган Фонду за місцем обліку про зміст помилки, зазначивши прізвище й ініціали застрахованої особи, номер листка непрацездатності, вид допомоги, за яким виявлено помилку.
У разі якщо сума отриманих страхувальником від Фонду страхових коштів перевищує фактичні витрати на надання матеріального забезпечення, невикористані страхові кошти повертаються до робочого органу Фонду, що здійснив фінансування, протягом трьох робочих днів (ст. 34 Закону України від 23.09.1999 № 1105-XIV «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» — далі Закон № 1105). На жаль, у цьому законі чітко не визначено, з якої дати відлічується цей триденний строк — з дати отримання коштів або з дати виплати лікарняних працівникам. За умовами запитання очевидно, що цей строк вже не дотримано в будь-якому разі, адже помилка виявлена надто пізно.
Згідно з ч. 6 ст. 15 Закону № 1105 за несвоєчасне повернення або повернення не в повному обсязі страхових коштів на страхувальників накладається штраф у розмірі 10 % несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів. Одночасно на суми несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій нараховується пеня у розмірі 0,1 % зазначених сум коштів, розрахована за кожний день прострочення платежу.
У такому разі слід буде сплатити 600,00 грн * 10% = 60,00 грн штрафу та пеню, залежно від кількості днів, на які було прострочено повернення зайво нарахованих лікарняних до Фонду.
Також повернуту суму (в цьому випадку це буде 3600,00-3000,00 = 600,00 грн) потрібно відобразити у звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП за той період, в якому виправлено помилку. У такому разі це буде І півріччя 2015 р.
У звіті за формою Ф4-ФСС з ТВП за І півріччя 2015 р. розділ І «Розрахунки по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування» буде заповнюватись таким чином:
- рядок 10 «Отримано від Фонду з початку року» — 3600,00 грн;
- рядок 13 «Всього» — 3600,00 грн;
- рядок 18 «Перераховано з початку року» — 600,00 грн;
- рядок 20 «Витрати з початку року» — 3000,00 грн;
- рядок 21 «Всього» — 3600,00 грн.
У розділі ІІ звіту за формою Ф4-ФСС з ТВП слід буде заповнити рядок 1 правильними даними, а саме: в графі 3 — 7 днів та в графі 4 — 3000,00 грн.
Виправлення податкового розрахунку за формою № 1ДФ
За умовами запитання податковий розрахунок за формою № 1ДФ за 1 квартал 2015 р. вже було подано з помилковими даними. Отже, тепер слід подати уточнюючий податковий розрахунок згідно з п. 4.2 наказу Мінфіну від 13.01.2015 р. № 4.
Якщо виправлення помилки буде здійснюватися після закінчення строку подання форми № 1ДФ (у цьому випадку після 12.05.2015 р.), треба буде подавати уточнюючий податковий розрахунок.
Уточнюючий податковий розрахунок за формою № 1ДФ подається на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку за 1 квартал 2015 р. (звітного) та буде містити інформацію лише за тими рядками й реквізитами, які уточнюються.
У такому разі слід буде здійснити такі коригування показників розділу I форми № 1ДФ:
- для виключення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 9 указати «1» — на виключення рядка. У цьому рядку буде відображена сума доходу працівника, яка була вказана у розрахунку за формою № 1ДФ за 1 квартал 2015 р. з урахуванням помилкової суми лікарняних — 3600,00 грн;
- для введення нового (вірного) рядка потрібно буде повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати «0» — на введення рядка. У цьому випадку у графах 3а та 4а слід вказати правильні суми доходу працівника за 1 квартал 2015 р. та правильну суму утриманого з такого доходу ПДФО — з урахуванням зменшення цих сум внаслідок зменшення суми допомоги з тимчасової непрацездатності на 600,00 грн.
Коригування показників розділу II форми № № 1ДФ здійснюється у підрозділі «Військовий збір»: для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку «Військовий збір — виключення****» потрібно повторити всі графи помилкового рядка (які включали помилкову суму лікарняних в розмірі 3600,00 грн та утриману з неї суму військового збору 54,00 грн), а в рядку «Військовий збір» відобразити правильну інформацію — з правильною сумою доходу та утриманого військового збору (які будуть включати правильну суму лікарняних — 3000,00 грн та правильну суму військового збору — 45,00 грн).
Показники виплаченого доходу, сплаченого ПДФО, та військового збору у формі № 1ДФ не виправляються, оскільки ці суми не можуть бути змінені. У наступних місяцях працівник може або повернути зайво виплачені йому суми, або йому може бути виплачено менші суми доходу з урахуванням переплати за березень 2015 р.
