Референтна модель: що це таке?
«Референтна модель молочної ферми в Україні» — це еталонна модель операційної діяльності молочної ферми. Тобто йдеться про еталон внутрішньої організації молочної ферми. Питання, які стосуються побудови організаційної структури, порядку виконання тих чи інших бізнес-процесів, внутрішніх правил та розпорядку, розподілення повноважень між працівниками, інформаційних систем, систем мотивації та розвитку працівників — це далеко не всі, але основні питання, які включено в операційну модель. Зазвичай операційна модель — це та «чорна скринька», яка і відрізняє успішніші компанії від менш успішних. Саме тому було вирішено розробити референтну модель молочної ферми в Україні, щоб знання найкращих світових практик щодо операційної діяльності молочних ферм стали доступнішими для вітчизняних виробників.
Чи можна обійтися без референтної моделі молочної ферми?
Звісно, можна. Особливо якщо керівник ферми та його команда звикли покладатися на власну інтуїцію і встановлені на фермі традиції, і, що найважливіше, їх улаштовує поточний фінансовий результат. Власне, стартапи та новостворені бізнеси так і починаються. Але бізнес росте, і ручне керування перестає давати потрібний результат. Треба встановлювати правила, делегувати повноваження, розуміти що, коли і як контролювати, зрештою — гуртувати й мотивувати команду. Саме на цьому етапі стане в нагоді референтна модель молочної ферми.
ДОВІДКА
Міжнародна фінансова корпорація (IFC) у партнерстві з Міністерством фінансів Австрії, Консультаційним центром Асоціації виробників молока (КЦ АВМ) та ТОВ «Пьотінгер» реалізовують проект «Розвиток молочної галузі України», метою якого є підвищення ефективності виробничих та управлінських практик молочних ферм в Україні.
Як розроблялася референтна модель молочної ферми в Україні?
Протягом двох років команда міжнародних (США, Велика Британія) та провідних вітчизняних експертів розробляла референтну модель молочної ферми й тестувала її у відібраних пілотних молочних фермах України. Консультанти провели діагностику даних ферм і запропонували рекомендації щодо підвищення операційної ефективності. В основу було покладено найкращі світові управлінські та виробничі практики. Впровадження рекомендацій тривало один рік і виконувалося під супроводом консультантів. У результаті кожне з господарств отримало позитивний ефект від упровадження тих чи інших змін, зокрема:
• підвищення врожайності кормових культур (по різних експериментах від 27 до 50%);
• зниження собівартості вирощування кормових культур (по різних експериментах від 7 до 24%);
• вихід на екстра ґатунок або стабілізація якості молока;
• формалізація й оптимізація розподілення повноважень між спеціалістами;
• підвищення ефективності оперативних нарад;
• покращення систем мотивації персоналу;
• формалізація облікової політики й обігу первинної документації;
• тощо.
Також ферми показали середньорічний приріст продуктивності в базисі від 6 до 31%. Отже, валідація референтної моделі пройшла успішно.
Що входить у референтну модель молочної ферми?
Розробляючи референтну модель, консультанти поставили завдання — створити інструмент, який дозволяв би комплексно оцінити ефективність роботи молочної ферми (по всіх процесах, а не тільки по виробничих), визначити її поточний рівень зрілості відповідно до найкращих практик, спланувати необхідні дії для переходу до цільового рівня та впровадити найкращі практики, адаптовані в ході тестування з пілотними фермами до українських реалій. То ж модель містить п’ять складових (мал.1):
Малюнок 1
1. Інструмент для комплексної діагностики операційної діяльності ферми та оцінювання її зрілості.
2. Інструменти для оцінювання економічного ефекту та доцільності впровадження рекомендацій.
3. Інструмент для планування впровадження рекомендацій — переходу від поточного стану до цільового.
4. Пакет найкращих практик щодо операційної діяльності молочної ферми, адаптованих під українські реалії, у вигляді політик, регламентів бізнес-процесів, стандартних операційних процедур (СОПів), протоколів усунення проблем, форм документів та Excel-інструментів.
5. Інструмент для відстеження ефективності операційної діяльності ферми та ефекту від упровадження змін (Excel-інструмент із ключовими показниками ефективності (КПЕ) та метриками).
Малюнок 2. Загальна оцінка зрілості процесів
Як застосовувати референтну модель молочної ферми?
Якщо вже є робоча молочна ферма:
1. Продіагностуйте поточний стан молочної ферми
Часто керівники відчувають загалом, де є неефективність, але не мають часу розібратися і дійти до першопричин проблем. Буває, що працівники ферми не надають увагу незначним, на їх погляд, дрібницям, через які руйнується весь процес. У цих та інших випадках потрібне оцінювання неупередженою стороною — консультантом. Референтною моделлю ферми передбачається проведення комплексної діагностики, а отже, оцінюванню мають піддягати всі бізнес-процеси ферми. За результатами діагностики керівник отримує розгорнутий звіт із неефективностями, пріоритизованими рекомендаціями й оцінкою економічної доцільності їх упровадження.
2. Пріоритизуйте інвестиційні ініціативи
Часто ідей щодо розвитку чи підвищення ефективності доволі багато, а фінансування обмежене. У такому разі слід розставити пріоритети й визначити, за реалізацію яких рекомендацій варто братися першочергово, а які — відтермінувати. Референтна модель молочної ферми містить низку інструментів для оцінювання очікуваного економічного ефекту від упровадження типових рішень (наприклад, купівля корн-крекера чи встановлення жалюзі для зниження теплового стресу), які допоможуть змоделювати й розрахувати прибуток і строк окупності, а отже, оцінити ідею очима інвестора чи банкіра.
3. Сплануйте перехід від поточного стану операційної моделі до цільового рівня
У референтній моделі молочної ферми закладено п’ять рівнів зрілості операційної моделі: від базового до пріоритетного. Цільовий рівень рекомендує консультант за результатами діагностики, узгоджує керівник молочної ферми. Щоб перейти на наступний, більш зрілий, рівень, потрібно впровадити певні рішення. Перевагою референтної моделі є те, що ці рішення є вже продуманими та розписаними по кожному бізнес-процесу. Тому складання такого плану впровадження рекомендацій — доволі просте й швидке завдання, і головне — застосування цього інструменту дозволяє не загубити важливі кроки й не наплутати з послідовністю робіт.
Малюнок 3. Пріоритизація впровадження ініциатив
4. Упроваджуйте елементи референтної моделі
Кожна ферма має свої першочергові завдання з підвищення ефективності — хтось має побороти спалахи маститу, в когось є потреба налагодити облік і рух первинних документів, а деякі замислюються над побудовою сучасної функції керування персоналом. Ефективність упровадження напряму залежить від того, хто і як упроваджуватиме покращення. Адже працівник, який це виконує, повинен мати необхідні знання і компетенції, час і мотивацію.
Як зробити так, щоб успішних впроваджень було більше? По-перше, використовувати готові внутрішні регламентаційні документи — політики, регламенти, СОПи, форми тощо, які є в референтній моделі. Звісно, конкретній фермі може знадобитись адаптація, скажімо, правил і регламенту встановлення цілей та оцінки персоналу. По-друге, варто частину робіт делегувати консультанту, особливо таких, що стосуються навчання персоналу, супроводу під час запуску та підтримки по ходу роботи. Консультанти проєкту передбачили сценарії (або варіанти) залежно від організаційних особливостей, технологій та інформаційних систем.
5. Моніторте прогрес упровадження змін
Наостанок, коли впровадження системи вже розпочато, є можливість скористатися інструментом з відстеження операційної ефективності. Зазвичай знайти реальні й актуальні «цифри» щодо розведення, годівлі, здоров’я, економіки в одному «місці» (читай «в одній системі / одному файлі») доволі важко, навіть якщо ферма вже просунулася в застосунку інформаційних систем та використовує систему керування стадом та облікову систему. Усі системи, як правило, роз’єднані. Тому щонайменше варто створити єдине інформаційне табло. Цей інструмент також є в референтній моделі.
Якщо є бажання побудувати нову молочну ферму (або значно розширити)
Модернізовані виробничі потужності або їх розширення — також чудова нагода впровадження нової або оновлення чинної системи менеджменту. У цьому разі референтна модель може слугувати стандартом або взята за основу для нових відділень і новоспеченого персоналу.
Анна КЛИМЕНКО, керівник програми IFC з розвитку молочної галузі в Україні
